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Abst ract : In business activity , correspondence is one of the important media , which has many forms and styles. Due to such factors as the different relations between businesses , all the writings can be divided into two categories , formal and informal . The variations of these two mainly lie in language. This paper is a comparison and analysis in this respect .

Keywords : business English writing , formal , informal , language variation

一、概述
在英语中 , “商务” 即 “business”,它的内涵是多维的。贸易、旅游、购物、参观、会议、办公等等 ,只要涉及 “business” 的 ,都被认为是商务活动。商务英语写作作为商务活动的重要媒体之一 ,承担着不可或缺的作用。无论是传统的面对面的商务往来还是现代化的网上交易 ,都缺少不了商务英语写作。商务英语写作有自己的特定原则。黄国文从语篇结构的角度总结了商务信函写作的各个必要的组成部分。Bobbye 在他的Business Communication Fundamentals中对商务英语写作提出了 6C 基本写作原则 ,即(1) Correctness (正确) ; (2) Conciseness (简明) ; (3) Concreteness (具体) ; (4) Colourfulness (文采) ; (5) Considerateness (得体) ; (6) Coherence (连贯) 。这些结构和原则适用于商务英语写作的任何题材和文体。
   根据商务活动的不同需求 ,商务英语写作的形式和语体多种多样 ,如信函、传真、便条、备忘录、通知、电子邮件等。一般而言 ,相对于私人信函 ,商务信函的语言比较正式 (黄国文 ,2001) 。然而 ,在实际商务活动操作中 ,由于商务公司间交往的程度有深有浅 ,或写信人与读信人之间捻熟程度有所不同 ,或者由于社会文化存在差异等因素 ,写作的方式也因人、因事而变化 ,非正式文体同样被广泛使用。正式和非正式的文体 ,在共性的基础上 ,有非常明显的差异 , 这种差异尤其体现在语言上。
二、商务英语写作的语言差异分析
商务英语写作的语言差异可以从称谓(salutation) 、词或语句的使用(use of language) ,语言的亲切度(familiarity) 等多方面表现出来。下面的例子选自《新编剑桥商务英语初级》,是两封公司间商务信函的正文 ,它们在形式上分别为电子邮件(e - mail) 、书信(let ter) ,文体分别属于非正式和正式两种。例 1. ( 电子邮件 )
  > Alan
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　表 1 是这两例商务英语写作的语言分析表 ,从中不难看出它们的不同之处:
   (1)称谓:非正式信函中 ,一般用名字称呼对方 ,语气上非常亲切。正式信函中 ,用 “某某先生/女士”,有时单独用姓 ,有时姓和名在一起 ,不带感情色彩。
   (2)主题栏:非正式信函一般没有主题栏。正式信函则有 ,其目的在于让收信人一看即知信件主题 , 以便决定是否浏览信件全文 ,从中也体现出商务往来中高效便捷 ,充分为读信人考虑的宗旨。
   (3)语言的选择:非正式信函在语言的选择上多用口语化的词、词语、表达方式 ,缩略和省略用法时有可见 ,数字用阿拉伯形式 ,符号有时被用来表达意义 ,表达先于语法 ,这种随意性让读者感到似乎他们正在面对面谈 ,表达出双方关系的亲近。而在正式信件中 ,写信人选择正式的词汇、语句 ,以及行业套话 ,句子的语法结构非常完整 ,使用一定的交际用词 ,数字往往用文字来表示 ,虚拟语气、礼貌用词等被用来表达委婉、客气 ,语言完美、严谨 ,谨慎 ,不唐突 ,充分体现出与对方的距离和对对方的尊重。
   (4)签名方式:非正式信函里 ,写信人一般用的是教名 ,也就是 “名” (first name) ;在正式文体中 ,签名用全名 ,正式商务信函里 ,除了打印的全名外 ,还需要发信人的手写签名 ,以及发信人的职位 ,以示正规。
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