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微信在科研项目管理的使用观察及创新模式探讨

论文编号:lw201802072008174307 所属栏目:项目管理论文 发布日期:2018年02月13日 论文作者:www.51lunwen.com
一、引言

随着互联网被广泛应用到经济社会各领域,科研人员之间的沟通手段也呈多元化,但相较于其他社交软件,“微信”以在移动通讯设备上的点对点实时传达的功能获得了数以亿计的活跃用户,也更多地体现了科研项目管理的适用性。中国科学院高能物理研究所承担我国多项重大科学装置的建设及高能物理等前沿领域的研究工作,有运行、在建和预研中的多个大科学工程项目和装置,科研工作具有复杂性和广泛性等特点。目前我所各项目团队都已建立微信群,这种沟通平台的模式是科研管理工作值得探究的创新途径,是一种更多体现软环境建设的沟通模式。本文探讨的微信群是由工程办公室管理人员、各科研课题组的科研人员及经理部成员组成的项目工作微信群(以下简称“微信群”),其建立是成员类型逐渐扩充的过程,其功用也从一年前的专业学术间题交流,扩展到跨学科技术间题讨论、及有工程管理参与的广泛的工作沟通工具。
大科学工程项目在预研阶段,使用微信这一通讯软件作为日常科研和管理活动的辅助沟通手段,是实施矩阵管理的重要平台。文章介绍了微信的应用载体—科研和工程性质同样突出的大科学项目的背景,并通过阐述微信平台模式与科学工程项目两方互相匹配的独特属性,深入分析了其适用原因,最后从工程管理人员的角度,结合当前微信应用的薄弱环节提出改善措施。微信在科研项目管理中的应用日益普及,工程管理人员应当采取有效措施利用微信优势,对大科学工程项目实施过程管理。

二、微信群在科研项目中使用的功能和优势

传统的沟通方式和探讨模式各有其优劣,举例来说,电话虽然迅速但只能一对一沟通,电子邮件虽然有文字记录和清晰表达模式,但不及社交软件在手机上的迅速反应能力,召集会议可以充分讨论但一般耗时较长,对于一些靠文字和图片呈现就可以解决的实时间题,不够高效。
微信群的有效功能及优势,根据项目推进的不同阶段,体现在以下几个方面:

1.元件研制、到货和集成的进度控制:
科学研究中的设备和部件研制多为非标准件,研究难度较高,因此工期和进展较多时候呈现不确定性。项目微信群相当于任务实时跟踪器,将点对点通报辐射至项目整体,提高了沟通效率。例如与某件设备存在前导关系的设备研制课题,其人员可以随时掌握进度,根据需要提前做好本课题的准备工作。工程办公室及时按照I:PM计划进行事前提醒,协助项目进展无缝衔接或并行进行。

2.设备现场安装和就位的间题统筹:
现场机械等间题讨论,通过图片呈现机械方面间题,即时“@”所有可能相关的课题人员讨论对策,这样相关度最高的人到现场查看,间接实现了精准通知,避兔错漏。科学工程因涉及多课题间合作,相较于传统的沟通手段,平台模式可以提醒到原本现场人员无法判断出与之有相关性的非现场人员,避兔了不可预料的错误操作或故障的发生。并且实际情况是项目成员在每一轮安装过程中都增加了微信参与度。

3.装置调试等多系统配合实验的实时对讲:
例如加速器实验的束流元件设备和功率的设备不在同一地点,实验数据和思路的实时交换,以及通用水电等的用量增减,就可以利用微信群开展实验方法和策略的即时讨论,替代了在会议室开会的模式,补充了实验现场会议的非同一现场讨论模式。另一方面,文字和图片等聊天记录作为对整个工作过程的记录也是具有归档价值的素材,管理人员可据此实现科研过程档案的初步收集。

4.科学工程规范管理的辅助手段:
科研工程管理制度和规章等在项目进展到相应阶段时在“微信群”中发布,可以深化同步跟踪管理,起到提醒和监督作用,从而规范管理,并提高规范建设意识。

5.科学工程项目的软环境建设:
微信群中成员有时会分享相关的链接,包括国外实验室的先进管理经验,歌颂传统科研工作者的奉献精神等,引起成员的讨论和学习热情,微信群起到提高凝聚力和内部宣传的作用。

三、微信群在科学工程管理中适用的原因及独特属性

科学工程的管理对于负责人以上级别的科研人员来说,具有典型矩阵管理的特点,同时承担科研任务和管理任务的人员可以通过加人不同的几个群组,充分利用碎片化时间。大科学工程的管理因其跨;学科性质和管理属性,必须有兼容度较高的辅助沟通手段进行匹配,“微信群”对文字、图片、小视频等痕迹进行直观呈现,在每个矩阵分支实施管理过程的同时,微信的群聊功能就实现了满足上述需求的平台模式。矩阵管理不是新创,但是对它的载体建设和研究,是科研工程管理有效实施的重要途径。

1.微信群作为多方对话沟
通平台的功能,在经理部对于项目的统筹管理、对并行任务的实时或延时处理方面,相较于传统的沟通手段,从某种程度上完成了优先级的排列和处理效率的选择,对主要沟通手段进行补充的同时,也让沟通和决策传达更加通畅和高效。

2.微信群作为实时信息共享平台的功能
将所有工作可视化,有利于管理层深人项目细节工作及动态,直观了解项目间题,及时掌握一手资料,做出准确判断。另一方面,对项目成员的工作内容的展示,可以作为绩效管理的辅助评价措施。

3.通过以上信息实时共享和沟通的两个功能
就能实现两方课题人员在讨论(且并无第三方知识背景)的同时,如涉及到第三方专业间题,第三方人员捕捉到或被有经验的上级主管人员提醒到相关信息、,事先觉察并避兔故障发生的功能。这一现象是微信独特的平台功能实现的沟通创新,是其他沟通手段不具备的特质,从另一方面来讲,大科学工程项目区别于一般科研项目的研究和工程属性使得上述间题的发生成为可能,必然要求平台沟通模式相适应,因此也反过来促进了微信在这一管理过程当中的应用和普及。

4.微信群的数据展示和记录功能
有助于清楚阐释各专业间题,帮助成员拓展有益项目的知识面。一个大科学工程的预研项目,由不同系统任务组成,系统间就不同专业间的接口间题进行讨论时,可以将间题剖析和解决过程通过文字和图片直观展示,便于其它系统科研人员学习和提高项目各部分知识,为今后类似项目开展做好研究和管理人才储备。

5.微信群作为通知发布的平台
有助于工程办实时发布管理规程,督促规范实施科研和工程活动,在传统科学研究的沟通模式中增加了第三方监督的功能,是有待继续探究其使用的。另外工程办随时对群消息中的间题进行筛选和判断,将职责范围内的各项间题,通过不同沟通渠道迅速安排解决,微信群这时就相当于一个间题采集器和推送器,精准推送间题,节省了科研人员的时间,也使管理部门更好地服务科研工作。

四、工程办公室利用微信群实施管理的建议

传统的点对点沟通以及会议召集等事务类协调工作已经弱化,使用微信代替部分沟通内容已经日益普及。微信在管理方面所有功能的实现,前提都是有足够的成员参与度和活跃率,这是工程办应当着重思考的工作方向,以下是几点思路:

1.工程办在微信群中固定时间和频率地发言:
由专人负责每天就固定某一方面内容在群聊中发布一条长信息,如科学工程资讯动态,工作计划和阶段总结等,实现在传统内部网等平台上的内容共享。通过周期性“刷存在感”的营销式行为,可以加深管理角色印象,井通过匹配专业工作内容和进展,保持项目微信群活跃度。

2.考虑使用微信推送:

目前除了研究所级的微信公众号的管理和消息推送,也有先导专项团队为专项建立了公众号作外部宣传,体现了组织宣传工作更加以学科或项目建设进行架构,更加扁平化的趋势。工程办可以根据项目进展的相关阶段,深人推送工程进展,国际上类似项目的研究进展报道,经费方面政策动态,国际学术会议信息等。此类信息须与项目研究工作内容有较高相关性,或对项目的管理有所帮助:素材可以与文献信息中心沟通采集,工程办从内容需求方面进行策划,并起到桥梁作用。

3.工程办加强引起话题的主动性:
工程办在微信群内所处的位置,一如它在项目组织架构本身被赋予的功能和职责,包括计划制定、进展跟踪、提供保障,以及协调系统间配合的任务。在微信群平台中,工程办也应通过相应的话题引导实现以上功能。例如按照计划通过在群里“提到”(@)某任务负责人员,提示其汇报任务进行的情况,或将了解到的情况在群里发布,这些信息的展示便于后续任务做好准备:例如全面统筹各任务所需条件,利用平台第一时间将科研任务的外部需求做出安排,引起讨论并确定。

4.由上述两点可以看出,工程办除对内部任务做出辅助安排
项目与外部的联结和枢纽。工程办做好枢纽功能的开发,实际上对研究所各部门与项目相关的工作都具有提升和专业化改善的意义,例如科院材料上报、项目财务审计、人员绩效考核、科普宣传等等,工程办作为管理职能部门因其工作内容直接参与科研项目的属性,具有对各项外延工作起到客观真实的评价效果的能力,而微信平台正向加强了这种能力,它的直观体现工作内容、人员参与的功能,它的间题呈现和挖掘功能,它的半官方软实力建设能力,都是工程办发挥作用的渠道。对于微信平台的软实力挖掘是工程办的一项重任,对于研究所管理模式整体提升是一个值得尝试的途径,软实力提升也是国内科研体制创新的先决条件