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XY物流公司存货内部控制审计研究

论文编号:lw201803301014403990 所属栏目:审计论文 发布日期:2018年04月01日 论文作者:www.51lunwen.com

本文是一篇审计毕业论文,通过本文对XY物流存货内部控制问题的研究,一定程度上可以帮助该公司强化存货管理,从而减少物流成本,提升公司竞争力。同时,也希望为其他公司的存货内部控制工作提供一些参考与借鉴。


1存货内部控制相关理论


1.1存货内部控制目标和体系

1.1.1存货内部控制的目标

存货的内部控制是公司内部实施的互相牵制和沟通的一个体系的流程,它主要是为达成公司既定的运营目标,同时确保存货会计信息的准确真实和资产的安全完整。其详细流程有通过对满足公司本身内部控制制度的建立健全,有针对性的提高监管意识和控制措施具体到存货联系的每个环节,其中要涵盖市场分析、采购入库检验、仓储、登记账簿、出库与领用、按期盘存等。防范存货损毁、库存成本增加、账实不符、私自挪用等不良行为,提高存货周转率,提高公司资产利用率,促进公司的可持续健康发展。在公司中,建立科学的、能够应用于公司日常工作的存货内部控制制度需要达到以下目标:

(1)防止舞弊行为,保证资产安全

由于存货的流动性和在日耗用量较大的特点,在运输循环的过程中,应该避免因人员疏忽、管理不善、从业人员技术不精等造成的错误,或者因必要的监督管控、公司物资被挪用、盗用,而导致的公司资产流失的舞弊行为。

(2)提高成本管控,运用低成本措施

存货作为公司流动资产的一个组成部分,是公司实现服务循环和获取利润的起始原料和基础物资,鉴于据有至关重要地位的公司的存货管控在公司的日常运营业务中不可或缺,所以存货的不足,将引起公司日常运行和业务流程的中断,从而无法顺利运营;但若超量的存货,却使存货仓储、管控的会费增加,进而产生资金成本过大及资金占用超量,由此而言将导致使公司运营的整体成本过多。因此,应实现权衡存货成本和收益情况下的最合理存货储量,减少存货成本,并对存货进行科学管理,降低公司控制成本、增加利润。

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1.2理论基础

1.2.1内部控制五要素

公司的内部控制制度是由有条理的合理环节和控制体系所结合的产物,是公司整体各组织结构、各工作流程全面、有水平、合理的管理控制体系的整合机制。他的愿景是维持日常运营业务条理、有效的前进,确认公司物资的安全与完整,维护会计资料的真实及全面,考虑公司运行的每个漏洞,有效阻挡和修改出现的问题的遗漏,以及维护公司日常工作中信息传递的快速无误性。具体而言是由公司领导层及高管层至独立的一名职员在权责明确的铺垫上实施的合理而有效的互相限制的活动准则。其中它包括:

(1)控制环境。它包括了公司的管理层机构设置、领导层的思路和运行方式、权限及职责调整、公司文化、人事层面的制度及程序等等。培养和控制员工的自行管理意识,是其他部分的基础。

(2)风险评估。它是识别、分析并定义与公司经营相关的一切风险,并作出应对措施。首先,风险评估的第一步是设立方向。方向的设立是辨认风险及研究风险的先决条件。其次,识别与上述目标有联系的风险,涵盖市场的大环境风险,具体而言有风险的多方面组成:经济、技能、国际政治、文化等等方面;以及公司内部制度不完善带来的风险。最后,评估被识别风险带来的后果和可能性。并进行风险划分,对重大风险事件着重考虑,分级处理,并尽可能将这些风险因素与经营活动和公司未来目标联系起来。最重要的是针对风险的结果,提出适当的控制活动和应对措施建立防御机制。

(3)控制活动。首先控制活动参与对象是公司各个层级的员工包括领导层和董事会成员。它是为维护领导层命令以及目标能够施展,降低内外部风险的策略和方法。企业可以通过展开控制活动来达成缺陷的管理以及任务的执行。具体包括一系列不同的活动,诸如权力合理下放、绩效考核、各方消息的整合、管控物资以及不相容职位的牵制。

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2XY物流公司概况及存货内部控制现状


2.1XY物流公司概况

XY物流公司成立于2008年,在山东省内以货物公路运送、保管、配送、货运代理及货款代收等工作作为公司业务。十年的风雨同路的前进,公司的运输范围遍布省内,几乎遍及省内每个县市。XY物流公司目前具备了百余辆的货车实力,员工百余人,网点30余家,经由省内公路便利的路路运输给客户带来及时、保险、方便的跨地市综合运输服务。

目前XY物流公司各机构的组织架构如图2-1:

XY物流公司根据公司法及相关法规建立了董事会,总经理由董事长担任,进而导致了总经理的权限太大。而且公司并未单独常设内部审计机构,这就缺失了对内部控制流程的管控。局限于物流行业的特性,公司内相关工作职工的学历普遍偏低,一线职位人员内具有高中毕业证的只占35%,具有大专及以上学历的职工只有总数的20%,公司人员知识储备普遍欠缺。此外公司内部从管理层到基层员工都缺乏风险管理方面的认识,这也是公司工作活动的内部控制不能满足快速发展的业绩增长的原因。公司财务部对于内部控制流程存在早已设立的规范,具体到公司实际运营的日常工作时会受控于公司战略和总经理的权利,并未发挥应有的作用,公司还是停留在“人治”的层面,并未发挥制度该有的作用。

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2.2XY物流公司存货内部控制现状

2.2.1存货内部控制职能机构

(1)总经理:负责各项采购业务的最终审批权;对各存货的盘点现状作出处理意见;合理分配存货使用部门的具体额度。对存货方面出现的一切好的坏的情况的批示。

(2)采购部:采购部具体管理和控制存货和固定资产的采购业务,并保证采购活动过程的可靠、无误以及业务完成的按期和质量;保证商品质量,对商品质量进行初步把关,防止次品、劣品进入;确保供应商资质的合格有效;按时了解存货的保管情况,并定期与保管员交流相关情况进而掌控库存现状,确保采购业务的顺利进行。

(3)仓储部:具体职掌相应存货的入库及检查、领用、仓储、处置毁损情况,及协助财务部门进行定期的存货盘点流程;确保能搞快速无误的展现存货的增减变动状况,做到账卡相符、账账相符和账实相符。

(4)财务部:掌管存货的进出企业一切业务活动的记录和监控,并对存货的数量进行定期和不定期抽査盘点;对存货的所有数量变动及时准确地进行会计记录,确保账账相符。

(5)质检部:主要是对存货的质量及规格等数据详细的检验,并对不符合质量要求的存货进行相应处理程序;对于存货进行严格的质量检査。

(6)存货使用部门:对存货使用现状的真实性、合理性负责,具体职责有存货在领用、使用部门内的保管、使用并定期协助财务部门的盘点活动。

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3XY物流公司存货内部控制存在的问题及原因分析...........18

3.1XY物流公司存货内部控制存在的问题.........18

3.1.1授权审批方式独断...........18

3.1.2预付燃料款受到损失...........18

4改善XY物流公司存货内部控制的对策...........24

4.1优化公司管理结构.........24

4.1.1设立合理的审批制度..........24

4.1.2组建监事会..........24


4改善XY物流公司存货内部控制的对策


4.1优化公司管理结构

4.1.1设立合理的审批制度

第一,公司应建立分级审批制度。目的是让公司领导能够腾出充分的时间对公司的运行活动策略及侧重点有个全面的掌控,降低浪费在其他细枝末节方面的精力,因此XY物流公司应该依照每类业务活动的特性和相应金钱耗费的多寡设立分层级的审批制度。具体而言,公司可以提出对业务中1000元及以下少量存货的购入由相关使用部门负责人同意申请后,由相应副总经理进行批示。同时为了方便公司的整体管控,XY物流公司要在月末将本月发生的各项审批交由财务部,由它们负责对这些事项进项分门别类门的汇总编制后将汇总表交由总经理等领导层查看,以方便管理层对各类审批概况的掌握以及了解公司由此产生的支出合计,从而做到心中有数,能够对此项制度做更进一步的优化。

第二,公司须减少对采购活动的多次审批。现在,XY物流公司对任一物品的采购审批过程中流程复杂,涉及的人及组织繁琐,不只涵盖有采购前的请购批示、采购中的过程详情披露,还包括了采购结束后的付款流程,全方位的采购管控完全降低了公司内部的工作效率,大大增加了工作量,造成了人力的浪费。所以XY物流公司要把创设以采购前审批控制为主的内部控制程序作为改善审批流程的重心,从根本上改变审批程序。具体而言,公司需要初始提出物品的采购申请时,依照采购存货的规格和价值按对应的审批层级进行授权批准程序。对于采购活动处在进行阶段,XY物流公司通过降低审批程序取之以内部的牵制作用来对其进程进行管控,以此减少采购运行当中舞弊的出现。对于采购结束后的支付阶段,公司要把目光放在对金额数目大及特殊事务的审批上,并通过编制成本费用支出汇总表等方法对XY物流公司总体支出在月底进行汇报。

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结束语

本文通过对XY物流公司存货内部控制现状的调査研究,指出了其发生在采购入库、仓储、出库领用等方面存在的问题,并从内部控制五要素的角度研究这些问题的产生原因,并以这些原因为基础,具体考虑公司实际情况并以成本的最小化为原则下针对XY物流公司存货内部控制的问题提出了切实可行的改进措施,希望能为XY物流公司的前进道路扫平一些障碍,此外也希望对其他公司,特别是中小型的物流公司提供解决问题的不同思路。本文的主要研究结果如下:

(1)由于XY物流公司对存货进出公司各个阶段的管控措施和风险意识存在不足之处,这就导致了公司经营的不同阶段存在不同问题,主要的几点有授权审批方式独断、预付燃料款受到损失、外购存货仓储管理混乱、领用中存在浪费和偷盗现象以及会计信息账实不符。这些问题的发生与公司内部存货控制措施的不完善有很大关系,通过对问题的具体分析