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如何加强基建工程档案资料管理

论文编号:lw201004011605269842 所属栏目:工程管理论文 发布日期:2018年01月15日 论文作者:无忧论文网
摘要:伴随着社会主义市场经济建设的进一步发展,基建工程项目建设也得到了很大发展,基建工程档案管理也随之发展起来了。如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。加强基建档案管理需要采取有效措施,提高对基建档案重要性的认识,做好基建档案管理工作,为发展和谐社会和经济建设提供档案服务,提升企业管理水平和基建工程建设水平。
引言
基建工程档案资料是基建工程建设过程中形成的原始记录,是基建工程管理的重要组成部分,因此,如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。
1 基建档案的作用
1.1 基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容,反映了建设项目管理工作的真实过程。基建工程建设是基建施工企业不断发展的源泉,对提高企业发展水平,加强企业基础设施建设力度,增强企业整体档案管理工作合理化、规范化,发挥着重要的作用。
1.2 基建档案记录了工程建设的全过程,真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌,基建档案具有比工程实体本身更长久的寿命,规范、准确的基建档案是工程进行检修、管理、改扩建的凭证和依据,如工程扩改建时经常参照以前的竣工草图。基建档案为工程工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序,对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据,通过基建档案质量管理,提高工程项目质量,随着国家经济建设快速发展,重点工程项目不断增多,提高对基建档案重要性的认识,齐抓共管,是新形势下基建档案管理的重要任务。
2 基建档案管理存在的问题
2.1 档案管理意识不强,领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够,基建档案工作的学习宣传力度不强,基建工程队伍流动性大,人员不稳定,使档案资料管理工作严重脱节,档案资料流向不清,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,档案管理职责没有落实到具体人员。由于基建工程和档案的专业性,工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏工程档案管理的实践能力,使基建档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基建档案管理的观念和认识是做好基建档案工作的前提和保证,目前,随着经济和科技的发展,在适应基建档案管理新要求方面存在一定的问题。
2.2 基建档案管理体制不完善,由于工程建设单位人员和经费的原因,许多单位没有建立基建档案管理部门,基建档案管理网络不健全,档案人员由其他管理人员兼职,没有设立专职档案人员,没有专门的档案工作场所,档案质量、安全得不到保障。基建档案管理设施设备不能满足档案管理需要,如没有专门的库房,档案保管达不到“八防”要求,基建档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要,计算机应用仅是打字的水平,影响了档案管理的工作效率和经济效益。
3 基建档案管理的对策
3.1 增强档案意识,转变传统观念,树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化,积极宣传《档案法》,正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证,以人为本,贯彻科学发展观,基建档案人员应做好档案管理工作,变被动为主动,有为才有位,使档案人员和各级领导达成共识,齐抓共管,提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门,单凭档案部门是无法完成工作的,努力争取各部门和领导的重视和配合,通过档案利用事例,加强档案人员的工作积极性和责任感,提高档案工作的地位,使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。
3.2 完善基建档案管理体制,建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求,各参建部门都应设立相应的档案机构,配备专职档案人员,明确各自管理职责,建立基建档案管理网络体系,深化职能,加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。随着我国加入WTO,与国际惯例接轨,重点工程逐渐增多,应根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式,实行基建档案现代化专业管理模式,制定基建档案各项规章制度,依法治档,按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理,基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段,基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容,细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中,保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
3.3.2 基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中,基建档案工作与工程建设进程同步,建设项目申请立项时,即开始基建文件的收集、整理、审查工作,建设项目竣工验收时,完成项目文件的归档、验收工作,从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制,在签订合同时,明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项,并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金,不提交齐全完整的基建档案不予付款,有效的控制、监督、检查基建档案的质量。采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施,即基建档案工作纳入基建工程计划中,纳入基建工程规章制度中,纳入岗位责任制中;基建档案工作与基建工程立项同步,与基建工程建设进度同步,与基建工程工作检查同步,与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行,从而保证了基建工程质量。
3.3.3 基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证,各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作,遵循基建档案的形成规律,保持档案资料有机联系,单项工程又相互独立,便于利用的原则,构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式,解决基建档案工作问题,形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件,得到有效的沟通和效果,采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式,对基建档案业务工作进行指导,规范基建档案整理立卷工作,统一基建档案管理标准、操作方法。
3.3.4 基建档案基础设施建设是基建档案工作发展的物质条件,档案人员应主动汇报基建档案工作情况,及时就当前档案工作出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性,争取各级领导的支持,设置符合要求的档案库房,配备档案保管必须的“八防”设备,提高基建档案工作环境条件。
3.3.6 做好基建档案验收工作。国家档案局颁布了《建设项目(工程)档案验收办法》,加强基建档案资料的管理,贯彻基建档案备案制度、验收制度,执行基建档案工作检查、预验收步骤,基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后,才可进行基建工程的竣工验收,工程竣工验收后1个月内做好基建档案的移交工作,通过基建档案验收工作,提高了基建工程管理和档案管理水平。
总之,基建档案反映基建工程项目的真实面貌,基建档案管理工作是单位事业和基建工程项目管理的重要组成部分之一,是一项对历史负责,为现实服务,替未来着想的工作。在新的时代,紧密联系改革、技术、发展的新要求,档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神,做好基建档案管理工作,实现基建档案工作自身价值,为发展和谐社会和经济建设提供档案服务,提升单位管理水平和基建工程建设水平。
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