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先，用英语书写经贸函电不能像平时的书信洋洋洒洒，特别要注意简洁（Conciseness），要开门见山地表明态度和目的，避免废话连篇，例如：We wish to acknowledge receipt of your letter..就可改为：We appreciate your letter...但简练不是简短，因为有时一封函电要处理多个事情，不可避免其长度，而且如果当简洁与礼貌相冲突，我们也只能选择礼貌；其次，所用语言要求清楚明确（Clearness）；不能有任何的歧义和模糊，不要用华丽的辞藻，尽量直白、简单地进行表述，避免用词错误。

例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. 此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco;第三，也就是最重要的是礼貌（Courtesy）这里所说的礼貌除了语言恰当得体，还要注意回信的及时性，此外，写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

除了以上3C 原则一定要遵守，还要注意函电的格式。商务函电基本格式为：
20 May 2003（日期）
Kee & Co., Ltd
34 Regent Street
London, UK （收信人地址）
Dear Sirs，（称呼）
We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us.
We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.
If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you.
We look forward to your early reply（.信文）
Yours faithfully（客套结束语）
Tony Smith（签名栏）

称呼是对收信人的尊称语，总是写在信笺左边，大约在信内地址以下半英寸左右的地方。如果知道收信人的姓名，就应写“尊敬的××先生”，（Dear Mr.___）“尊敬的××夫人” （Dear Mrs.）或“尊敬的××小姐”（Dear Miss.）。如果不知道收信人的姓名，就用“尊敬的先生”（Dear Sir）或“尊敬的女士”（Dear Madam”）。现在，公司有时由妇女开设或经营业务，因此当写信人不能确切阅信人将是男士还是女士时，则越来越习惯用“Dear Madam or Sir”以表示敬意。
在经贸函电中客套结束语是必不可少的，是写信人在签署姓名，把信笺装入信封之前对收信人的告别语。如果知道收信人的姓名，可用“Yours sincerely”（您忠诚的）；如果与收信人不太熟悉，则用“Yours faithfully”（您忠实的）或“Yours truly”（您真挚的）；如果信件带有特殊的官方性质，那么就用“Yours most cordially”（您最真诚的）或“Yours respectfully ”（您恭顺的）等。
经贸函电不同于一般书信的一点是涉及大量的专业词汇及缩写。如delivery 交货，catalogue 商品目录，Financial statement 财务报表及IMF=International Monetary Fund 国际货币基金，Inv.=Invoice 发票，IOU=I owe you 借据等，书写时一定遵循其原则不可自作主张。而且对于不同的合作交易项目，在经贸函电中也有相对固定的格式如函电中要表示建立贸易关系，就要写成We are willing to establish trade relations with your company.（我们愿与贵公司建立商务关系。）或是询价: We are enclosing here with an inquiry sheet.（随函寄上询价单一份。）

因此，经贸函电英语既要求英语语言水平过关，不能出现语法错误，又要了解中西文化差异及必要的经贸知识，这需要在实践中不断提高完善，并能根据实际情况灵活应对。

参考文献：
[1] 甘鸿外经贸英语函电[M] 上海：上海科学技术文献出版社，1996
[2] 叶京生实用国际贸易英语教程[M ]], https://www.51lunwen.org/ 上海：华东师范大学出版社，1997
[3]Business listening Tasks Cambridge Professional English[M]. London: Edward Arnold, 1972本论文由英语论文网提供整理，提供论文代写，英语论文代写，代写论文，代写英语论文，代写留学生论文，代写英文论文，留学生论文代写相关核心关键词搜索。