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从团队的内涵看虚拟团队的优势与不足及其管理对策---团队管理论文写作

论文编号:lw201108092311597008 所属栏目:团队管理论文 发布日期:2018年01月15日 论文作者:无忧论文网

摘要:本文首先阐释了团队的内涵,又将团队发展的最高阶段———虚拟团队与一般传统团队进行比较,分析虚拟团队的优势与不足,最后提出了虚拟团队的管理对策。

关键词:知识经济;传统团队;虚拟团队;管理对策

 

知识经济时代最显著的特征之一就是从单一的竞争走向合作。随着知识爆炸式地增长,每一项高知识含量的工作都需要集体的协作,因而团队工作方式的优点也日益突出。在知识经济时代,经济竞争的实质是知识竞争,而知识传播也就意味着经济扩张。在这个时代,企业的成败实际上取决于知识管理,即传统组织结构为更好顺应高技能的“知识劳动者”所做的适应性改变,这些知识劳动者工作在性能优良的工作场所,提供着解决复杂问题的服务。在传统的企业中,战略能力经常分散在多个部门和职能领域之中,它只是许多人工作中一个很少的部分,对战略能力的考察需经过等级制度中不同分支的层层报告,在战略能力上投资、改进,使它达到一定的水平,成为一个主要的竞争资源则意味着在许多职能领域中投资。这种慢速、难协调、高投资低收益显然已不能适应知识经济时代。基于知识、高效协作的团队能够脱颖而出,有其必然的原因。团队,十分强调动态协作,即通过在公司内部或公司之间进行资源组合或重组来把握和传递具体的市场机遇。在完成任务的速度上,在组织内部的协调上,在战略能力的提高上,团队都显示出强大的优势。
团队是由一小部分具有互补性技术的人组成的群体,该群体拥有共同的目标,并有一系列运行的阶段性目标和使群体内成员相互负有责任的方法。其主要特征有:
分担领导职责。在团队中,领导的职责要求团队成员分担,与集权、独裁相对应,这里更强调集体决策。
不仅对自己负责,而且团队成员之间相互负有责任。团队成员不仅被要求在自己职责范围内负责任,还要时刻关注其他成员,尤其是与自己工作有密切联系的成员。这也是团队高效协作的基础。
每一个团队都具有特定的目标。制度、标准的约束力渐弱,人们处于较为自由的工作空间,所以必须有一个共同的目标存在,并被团队成员共享。
强调集体工作成果。大家努力协作,完成共同的目标、任务,这其中很难去区分彼此的成就,而且区分就意味着强调个人业绩,可能会对高效协作产生不良影响,如为了突出个人业绩而不择手段。所以,团队的成果应该强调是集体工作成果。
鼓励开门见山的讨论,召集解决问题的会议。团队工作会议不强调形式,着重实效。团队中不会有“例会”的规定,而当团队工作出现问题时,会召集会议,集思广益。
直接通过估计集体工作成果来衡量组织运作的效果。我们很难从团队的日常活动过程中来衡量团队运作的效果,因为它摒弃了传统企业组织中严密的、僵化的制度和标准,而且团队工作又是强调集体协作的。所以,可以采用集体工作成果作为团队这样一种特殊组织运作效果的衡量指标。
共同讨论、决定,共同努力工作。团队中,成员们共同讨论决定团队目标及不同阶段的分目标,在达成共识的基础上各自努力去做工作;团队中,没有重复性工作设置造成的资源浪费,也没有时间浪费。

虚拟团队的优势
团队的关键之处即在拥有共同的目标及拥有互补技术队员的高效协作。按照团队设计理论发展的不同时期,可将其分为传统的面对面的团队和虚拟团队。
传统的团队是基于作业分析的长期性团队,它一般设置为组织内的部门,由固定的成员组成,生产一种规定的产品或执行一种职能,并且团队领导是通过已设定的管理体系指定的。在传统的团队中,队员聚集在一处共同工作,并且制度明确,要求队员经常进行面对面的交流。召集会议,共同讨论,共同解决问题,加强协作以确保高效完成任务。随着组织一体化趋势的增强,组织对“外脑”也有了需求。协作有了新的涵义,在知识管理上也强调向团队其他成员学习。
随着通讯业的迅速发展,另一种超越传统团队的组织形式———虚拟团队开始出现在组织运作中。“虚拟”被查尔斯萨维奇博士定义为“虽然没有实际或者明确的表现,但是却能够同样有效”。本文认为虚拟团队是指为了开发一种特殊产品或者解决一个特定问题而设置的短期性跨组织团队。与传统的面对面交流的团队不同,虚拟团队的成员必须借助于先进的通讯技术,比如电子邮件、电话、电视会议等进行交流。这种短期性团队一般由具有极高专业知识水平的专家们组成。他们使用自身的知识相互协作,解决复杂问题以满足组织对“外脑”的需求。虚拟团队实行自我管理或者自我指导,团队的领导由团队成员来选择。相对传统的面对面的团队,虚拟团队具有以下优势:

人才优势
现代通信与信息技术的使用大大缩短了世界各地的距离,区位不再成为直接影响人们工作与生活的因素,这就大大拓宽了组织的人才来源渠道。组织可以动态地集聚和利用世界各地的人才资源,为获得通常很难招聘到的具有专门技能的人才创造了条件,同时也减少了关键人才的流失。

信息优势
虚拟团队成员来源区域广泛,能够充分获取世界各地的技术、知识、产品信息资源,这为保持产品的先进性奠定了基础。同时,成员可以采集各地顾客的相应信息,反映顾客的需求,并能及时解决客户的相关问题,从而能够全面地了解顾客,有利于组织尽快设计和开发出满足顾客需求的产品和服务,建立起良好的顾客关系。

竞争优势
虚拟团队集聚世界各地的优秀人才,他们在各自领域内都具有知识结构优势,众多单项优势的联合,必然形成强大的竞争优势。同时,通过知识共享、信息共享、技术手段共享等,好的经验、灵感能够很快在数字化管理网络内得以推广,实现优势互补和有效合作。网络内良好的知识采集、筛选、整理、分析工具和机制,使众多不同渠道的零散知识可以迅速整合为系统的集体智慧,转化为竞争优势。

效率优势
团队是高效组织应付环境变化的有效手段之一,而虚拟团队利用最新网络、邮件、移动电话、可视电话会议等技术实现基本的沟通,在技术上的诱惑力更是显而易见,团队成员之间可以及时地进行信息交流,防止信息滞留,缩短了信息沟通和交流所用的时间,确保及时作出相对正确的决策。

成本优势
虚拟团队打破了组织的界线,使得组织可以大量利用外部人力资源,从而减轻了组织内部人工成本压力。在此基础上,组织可以大力精简机构,重新设计组织构架,使人员朝着有利于组织发展的方向流动,促使组织结构扁平化。此外,团队柔性的工作模式减少了成员的办公费用、为聚集开会而支付的旅行费用等,也减少了重新安置员工的费用,从而降低了管理成本。

管理虚拟团队面临的挑战
虚拟团队不同于传统的实体团队,成员不再依赖于一个看得见摸得着的办公场所而运作,而是就职于一个虚拟的空间,主要依赖于现代通信与信息技术实现远程的沟通与协调。这种虚拟组织的出现,也面临着一系列问题:

沟通的障碍

首先,成员之间缺乏相互接触时所具备的特征,如无法感知语言信息、形体信息、行为信息所表达的意见、观点、态度等,而这些特征往往是提高团队效率、创造一流业绩的先决条件。
其次,成员具有不同的文化背景、宗教传统、风俗习惯等等,不可避免地会产生文化冲突。例如由于语言上的差异,在信息交流时,很容易导致信息传递的丢失和失真;由于文化背景不同,每个成员很容易带着自身文化的“有色眼镜”来感知信息,从而导致对信息理解上的偏差,甚至误解;在合作过程中,习惯性的防卫心理和行为,也为团队内部的沟通设置了障碍。
此外,成员之间的沟通一般仅限于正式沟通,非正式沟通减少,然而非正式沟通往往有助于成员人力资本的积累和组织的技术创新,有助于成员体验团队文化,有助于成员之间建立良好的协作关系,有助于团队凝聚力的形成。这种交往的减少容易使成员产生孤立感和焦虑感,成员之间、上下级之间的关系会趋于疏远,并导致缺乏对团队目标的认同。

协调的难题
首先,虚拟团队每一成员都有自身的核心竞争力,要把这些强势个体揉和在一起,本身就具有很大的挑战性。其次,每个成员都处于不同的区域,有着不同的作息时间、不同的工作顺序、不同的工作方式等,这也给整个团队的协调增加了难度。此外,成员间的沟通依赖于现代信息技术,每个成员的技术熟练程度也可能不同,这势必会导致信息的单向流动和反馈的不及时,进而影响整个团队的效率。

成员的道德风险
虚拟团队的特点决定了远程管理是其主要管理方式,这就给成员个体充分利用自己的信息优势规避义务或责任留下了广阔的空间。每个团队成员都是理性的,都拥有自身的核心竞争力,可以轻易离开所处的团队。这不仅会造成团队人才的流失,影响项目工作的顺利进行,而且也可能造成知识、信息、技术的泄漏,给组织带来严重损失。

交流手段的脆弱
现代通讯设施是构造虚拟团队的基础,通讯设备一旦出现故障,如停电、机器损坏、线路断裂、网络阻塞等,沟通就会被完全中断,从而影响团队的正常运转。

虚拟团队的管理对策
虚拟团队依赖信息技术实现远程沟通,其诱惑力是显而易见的,但也使得团队管理与协调问题更加复杂化,稍有不慎就会造成管理失控。如何管理这种团队,提高团队效率,是管理层需要认真考虑的一个重要问题。本文在分析了虚拟团队不足的基础上,提出虚拟团队的管理策略以供探讨。

革新管理思想
虽然虚拟团队仍然是一个完整的团队,但与传统的实体团队又存在着明显的区别,它具有自己的特征和运行机制。面对这种无形的团队,传统的命令和控制方式已不再有力,要真正管理好虚拟团队,就须调整团队成员的定位,并在团队中树立起良好的信任氛围。

建立新型管理体制
调整成员角色定位。虚拟团队成员一般以知识型员工居多,远程管理使得组织的监督与控制功能弱化,这种情况下,仍然沿用传统的成员定位是行不通的。在虚拟团队中,需要对成员重新定位,把他们从“劳动者”角色转为“会员”角色。作为会员,他们需签订会员协议,享有相应权利和责任,最重要的是参与管理。成员归属的对象也不应是某个“地方”,而是由所有团队成员组成的一个虚拟“社区”。
明确团队的战略目标。在虚拟团队中,战略目标是领导关系的替代,明确的目标是成员协同工作的基础。因此,团队在建立之初,要尽量让每个成员了解团队的目标和

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