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Writing of Business Letters
商务信函的写法
I. The Elements of a Business Letter商务信函的要素
商务书信来往是国际贸易书面交际的主要方式，写好商务书信不仅有利于进行有效的业务活动，树立公司的良好形象，而且有助于掌握商务书面交际的其他一些方式，如英语电报、电传以及传真等。
    标准的商务书信有其相对固定的基本格式和独特的结构，有些公司甚至对所用的信纸信封也有特别要求。了解了商务书信的这些特点，才能把信函写得规范得体，给读信人以良好的第一印象，为下一步的贸易活动奠定基础。商务书信的构成要素有以下部分：
    1．信头(Letterhead)：即发信人的公司名称及地址，通常已印在公司专用信纸上；信头的设计应力求简洁醒目。如：
    Bredgade 51
    DK 1260
    Copenhagen K．
    DENMARK
    2．发文号(File Reference)：给信件编上号码，以便分类处理及日后查阅。例如Our Rf．：PD-June-38。
    3．日期(Date)：即发信日期。英文日期一般用阿拉伯数字表示，但月份用全名或缩写。年月日的排列顺序有两种，美式排列是先月再日后年，如：June 5，2001；而英式排列则按照日月年的顺序，如：5June，2001。
    4．信内地址(1nside Address)：即收信人姓名、地址。英文地址的写法与中文相反，即先写人名及称呼，再依次写门牌号码、街道、城市、省份、邮编，最后是国名。如：
    West Coast Stationery，Inc．
    339 Caselli Ave．
    San Francisco，CA 94114
    U．S．A．
    5．经办人(Attention)：在信上写明收信人姓名及职务。如：Attention：Mr．Robert Moore，Import Manager(进口部经理罗伯特•摩先生亲启)
    6．称呼(Salutation)：即写信人对收信人的尊称。美式称呼通常用Gentlemen，而英式称呼则通常是Dear Sirs等。
    7．主题(Subject)：即在正文之前简明扼要地介绍写信事由，可用Re：或Sub.引出；也可在事由下加着重号而不用引导词，如：
    Offer of New Product
    8．正文(Body)：即信函的主体，要求开门见山，简单明了，通常由破题、承接和结尾三个部分组成。
    9．结尾语(Complimentary Close)：商务书信结尾表示礼貌的敬语通常有：Yours truly，Very truly yours；Yours sincerely，Sincerely yours；Yours respectfully，Respectfully yours；Yours cordially，Cordially yoms9
    10．签名(Signature)：即发信人的姓名及职务。签名时要求使用钢笔，字迹应当既清晰又不易被模仿，签名后是该姓名的打字。如：
    Yours sincerely，
    Tom Brown(签名)
    Tom Brown(打字)
    Manager
    11．姓名首字母缩写(1nitials)：即写信人与打字员姓名的头一个字母，以便日后喳阅。如：
    JS／MB：John Smith／Mary Brown
    12．附件(Enclosure)：若随信附寄其他物品，须加以说明，如： hcls：31nvoices(随信寄上发票三张)。
    13．副本(Carbon Copy)：若该信函另有文本抄送他人时，应加以说明。如：CC：The International Electronic Co．(此信抄送国际电器公司)。
    14．附言(P．S．)：写完信后所加的话。
    15．被代写信人(P．P．)：指被代写信人的姓名。如：P．P．： John Smith．John Smith是真正的写信人。
   商务书信中有的要素有的是必须的，有的部分是可以有选择地使用。各要素在商务信函结构布局中的具体位置如下：

Heading

Dateline
Reference
Inside Address

Attention Line
Salutation
Subject Heading

Body

Complimentary Close
Company Signature
Signer's Identification
Reference Initials
Enclosure
CC Notation
Postscript

RESEARCH ASSOCIATES .INC.
457 Plains Highways
North PIatte, Nebraska 6901
U.S.A.
September 14,200__
Ref: 12-5-56A
Shanghai Customs College
45 Fen Yang Road Shanghai 200031
P. R. OF CHINA