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自我国顺利加入WTO之后,中国市场进一步对外开放,国际贸易迅猛发展,函电往来日益增多,探讨外贸函电中语言表达的手段与技巧也日趋重要。从事国际贸易的人员只熟悉国际贸易知识而不懂得运用得体礼貌的语言,国际贸易活动就难以顺利进行。礼貌语言运用得当与否在很大程度上决定着商贸业务的成功与失败。因此,探讨外贸函电中礼貌的具体表达很有必要。

一、礼貌原则
英国著名语言学家利奇(Leech)基于会话准原则(conversational maxims)提出著名的礼貌原则(politeness principle)。他的礼貌原则包括六条准则,即得体、宽宏、赞誉、谦虚、一致及同情。在讨论得体准则时,利奇提出了语用层级(Pragmatic scale)的概念。这些语用层级分别是损惠层级(Cost-Benefit Scale)、选择层级(Optionality Scale)和间接层级(Indirectness Scale)。损惠层级是从命题内容角度来考虑的,即命题内容是“有利于”或“不利于”发话人或受话人;选择层级是言语行为按照发话人给予受话人实施这一言语行为的可供选择的量来考虑的;间接层级是从发话人的角度出发,根据言语行为的间接程度大小来考虑。
利奇认为,选择层级和间接层级是相对应的,一个言语行为的间接程度越高,可供受话人选择的余地越大,也就越礼貌。实际上,“得体”是礼貌的根本。礼貌地使用语言就意味着得体地使用语言,表扬别人、邀请别人、表示异议等等也同样存在得体地使用语言的问题。所以,可以把“得体”看作是一条最高准则,而其他各条准则则是“得体”准则在不同的言语行为类型中的具体体现。在国际贸易活动中,如何在外贸函电中得体地使用语言,以适当地表示礼貌,显得十分重要。

二、句法层面的礼貌表达
1•使用疑问句
就陈述句、祈使句、疑问句而言,通常疑问句不仅能表达观点,而且能体现对他人的客气,显得比较得体。试比较:
(1) Quote us CIF c5% New York•
(2) We request you to quote us CIF c5% New York•
(3) Could you quote us CIF c5% New York•
可以看出,同为询价, (l)句中带有“命令”、“盛气凌人”的语气; (2)句略好些,但仍有“生硬”的味道在其中; (3)句中将“命令”变成请来的问句形式。从礼貌层级这一角度来看,这一组句子都具有同样的施为之力,都是发话人向受话人发出指令,因而本质上是不礼貌的。但在实施这一言语行为时,发话人却可以变换语言手段来使它们具有不同的礼貌程度。从(l)到(3),发话人的语言从最直接变得越来越间接,指令越间接,发话人留给受话人拒绝的余地越大,因而就越礼貌。
2•运用“attitudinal past”
一些表达态度的词如“hope”、“think”、“wonder”“want”等,使用它们的过去进行体,更显客气、礼貌。
试比较:
(1) I am wondering if you could lower the price•
(2) I was wondering if you could lower the price•
在提出请求或建议时,用过去时能将请求或建议在时间上推远一些,可间接陈述要求、建议等等。而且,进行体比一般时又略显客气,因为进行体强调动作的暂时性,从而减轻了请求或建议对面子的潜在威胁。以上两句都表达了要求、建议之意,但(2)句中“wonder”一词用了过去进行时,显得客气、礼貌,比较得体。
3•使用被动态
在外贸函电中,经常使用主动语态,从而明确表达立场和观点。但在表示批评或指责等情况下,使用被动语态更合适、更得体。试比较:
(1) For the past three years you did not give us any order•
(2) For the past three years, no order had been given us•
使用被动语态可以避免直接提到对方,不使对方感到受人所迫。(1)句中使用了主动语态,表现出一种直接责备的语气,而(2)句中使用被动语态回避了施动者,好像把责备的重点放在“order”上,因而弱化了责备的语气,措辞委婉,言语得体,很好地表达了礼貌之辞,使责备更容易接受•
4•使用“if”条件句
Heringer指出,使用条件句时,说话人假定自己得到了对方的许可来提请求或建议,对方对自己的请求或建议就不会很介意了。试比较:
(1) We should like to inquire that you are interested in expanding your business•
(2) We should like to inquire if you are interested in expanding your business•
条件句的使用还有一个原因,即条件句将对方的态度看作答应请求的先决条件,从而给对方更大的拒绝余地,减轻了请求的强加性,因而更加得体,更加礼貌。

三、词汇层面的礼貌表达
1•使用“could”、“might”、“would”等情态动词情态动词具有情态意义。情态意义表明发话人对所谈主题的态度与感情。情态动词主要有两类:主位情态动词( primary modals)和从位情态动词(secondary modals)。在命题内容基本相同的情况下,从位情态动词所表达的态度与感情更加间接,因而,所表达的礼貌程度比主位情态动词更高。试比较:
(1) We will ask you to ship the goods by the first available Vessel•
(2) We would ask you to ship the goods by the first available Vessel•
显然, (1)句中的语气可能会引起客户的反感,而
(2)句中从位情态动词的使用使发话人对所谈主题的态度与感情表达得更加得体、温婉,也更加礼貌。
2•使用语气温和、积极的词汇或词组
外贸函电中的语调应是积极合作的,最好不要用带有强烈贬义色彩或消极语气的词汇。试比较;
(1) We are disgusted with your manner of doing business.
(2) We are not completely satisfied with your manner of doing business.
(1)句中“disgusted”意味着“hated”,并带有强烈厌恶的贬义色彩:而(2)句中间接、婉转的方式不仅表明了话语含义,而且表达了对对方的尊重之感,显得比较得体。
3•多采用动词名词化
大多数英语动词都有与其相对应的名词。一般说来,使用名词最得体礼貌,动名词次之,动词最末。试比较:
(l) I’m sorry I failed to reply•
(2) I’m sorry for my failing to reply•
(3) I’m sorry for my failure to reply•
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