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很显然,第二句包括了更具体、详细的信息,使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统,读后还要再经过仔细揣摩,才能明白其所包含的意思。
7•正确性原则
正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误,还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题,会使其沟通效果大打折扣。此外,还应注意使用正式、规范的语言,例如省略语“I’ll”,“we’re”等,显得太过口语化,欠正式,商务信函中应改写成“I shall”,“We are”;还有像“Looking forward to your early reply.”和“Nice to receive your enquiry.”等,这样的句子在语法上也是不规范的,应该分别加上主语和谓语,以使句子结构完整。
商务英语中有一些特定的表达法,它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语“on the terms and conditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示条件,在日常用法中,没有必要两词连用,但在商务信函中,为求精确、严谨,常成对使用。再如“advise sb. of sth.”(通知某人某事)中的“advise”,在日常用法中一般不作“通知”解,而表示“劝告”、“建议”等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少,如“offer”一般表示“提供”、“提议”等,在商务里可指“发盘”、“报盘”;同样在保险业务中,“policy”指“保险单”,而不是“政策”、“方针”,“average”指“海损”,而不是“平均的”、“一般的”;“confirm”的基本含义是“确认”,用在信用证前面时,则表示“保兑”,如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。
二、商务信函的写作技巧
商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些,这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范,具体表现在内容结构与语言运用等方面。
1•要选用常用的四部式的正文结构
通常,商务信函由四部分组成,即引言(introduction)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。
第一部分是引言。在此部分中,出于礼貌,常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文,而不是开门见山谈具体的事情,以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有:
We refer to your OrderNo.8 and regret to say that…
Thank you for your letter dated…
Through the courtesy of our Commercial Counselor’s Office in London,we learned that you are interested in doing business with us.
第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项,应该按照主次顺序分几个段落进行说明,通常是一个段落说明一个事项;同时,在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。
第三部分是应答。该部分是第二部分的延续,可以是要求对方确认、答复或寄来价目表,也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。
第四部分是结束语。通常是以一个相