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摘要: 商务英语应用文在外贸业务和商务活动中使用广泛而频繁。就其文体而言 , 英语应用文不同于诗歌、散文等文学作品 , 具有特殊的语言风格、惯用格式和专用的词汇与语句。要提高商务英语学习者运用英语的能力 , 我们必须从商务英语的应用性和实践性角度了解商务英语应用文的语言特点、写作原则、写作要点和方法。
　　一、引言
     随着对外开放的不断扩大和外贸体制改革的不断深化 , 特别是中国加入 WTO 后 , 我国的对外贸易将取得较快的发展 , 国际商务和对外贸易活动日益频繁。因此 , 从事对外经贸工作和外向型经济的人员也将越来越多。对这些从业人员来说 , 英语能力是最基本的 , 也是最重要的。而商务英语应用文在外贸业务和商务活动中使用广泛而频繁 , 它在互通商业信息 , 联系商业事务及促进贸易关系等方面起着重要作用。了解和掌握商务英语应用文写作对国际商务、外贸业务从业人员来说是非常重要的。
　　二、商务应用文的综合特点
     英语学习的目的在于获得运用英语进行交际的能力。商务英语的学习和使用更能体现这一目的。广义的应用文 (Applied writings in broad sense) 泛指一切应用文字 , 文体大致有别于记叙文、抒情文和论说文 , 界限不太明显; 很多记叙文和论说文 , 尤其是论说文中的说明 ( Expository writings) , 同样是有实用价值的。狭义的应用文 (Applied writings innarrow sense) , 主要指政府、机关、群众团体或企业法人间用于交往的文字 , 如公文 (official docu2ments ) , 函电 ( letters or correspondences ) , 契约(contracts or agreements ) , 单据 ( bills , receipts orv ouchers) , 会议纪要 ( summary of talks) , 以及法律证件 ( legal credentials) 等 , 而随着社会经济的发展 , 英语应用文的应用范围越来越广泛 , 以商业为主体的和为商务活动服务的各类实用文体都应包括在英语应用文范畴之内 , 例如 , 请柬、邀请信、祝贺函、访问日程等等。本文所论及的英语应用文 ,范围限于后者 , 且以商业英语应用文为主。值得一提的是 , 英语应用文不同于诗歌、散文等文学作品 , 它的目的是为了解决实际生活和工作中的某个实际问题 , 如果在实际商务活动中应用到这些类别的英语文体 , 可以说是商务英语 , 而这类文体的写作则称之为商务英语应用文写作 , 如外贸函电、商务书信、国际贸易合同和单证等等。
　　三、商务英语应用文的写作原则英语写作作为一种书面形式的主动性技能 , 能够客观地反映作者的思维组织能力和语言的表达能力。用英语写作其实是一项复杂的活动 , 它涉及到语言学 , 逻辑学 , 哲学 , 文化学 , 心理学等诸多领域。语言及文化差异所导致的表达法和习惯法的差异可以追究到更深层次的思维方面的差异。一些语言学家认为: “思维支配语言 , 思维对语言起决定作用。 ”由于我们不可避免地受到自身思维模式的影响 , 即使我们精通语法 , 懂得如何选字遣词 , 连句成段 , 其作文仍然带有中文腔。为此 , 我们必须了解英语民族人的思维模式 , 认识应用文的语言特点和写作原则 , 进行有效的模仿 , 从而写出地道的英文。
      对外经贸活动和国际商务的内容十分广泛 , 使用的商务英语或外贸英语 , 是以普通英语为基础的 , 又有一般外事活动中的通用语言 , 贸易业务往来中的商业语言 , 合同、协定中的法律语言 , 商业广告中的宣传语言等等 , 这些都属于商务英语应用文的范畴 , 具有其特殊的风格、惯用格式和专用的词汇与语句。只有正确掌握了商务英语应用文的文体特点与写法 , 熟悉有关术语和技巧 , 才能进行有效的交流 , 保证对外工作的顺利发展。因此 , 写作时 , 必须谨慎 , 认真 , 在撰写时应该注意以下几个原则:
      (一) 生动具体
     不同内容的商务英语应用文应写得生动、具体、明确。特别是要求对方作出明确反应的商务信函 , 或是答复对方提出的要求或问题的函电 , 或是报盘、承诺等等 , 该具体的就要具体 , 避免含混模糊、笼统抽象。所谓生动就是要求将要阐明的问题 , 用活的语言表达出来 , 给读者留下深刻难忘的印象。设身处地为读者着想: 他需要什么 ? 他希望什么 ? 他的利益何在 ? 以及他的问题核心是什么 ?因为西方人的思维是理性的 , 强调以理服人; 而东方人的思维是情感的 , 强调以情动人。总之 , 在写作中要以 We - attitude 而不是 Y ou - attitude 的语气 ,抓住对方的中心问题 , 掌握对方的心理 , 且尽可能强调对方的重要性 , 说服对方 , 达到交流的目的。
    (二) 内容完整
     一篇应用文 , 如书信或外贸函电 , 内容必须完整。由于西方思维形式是“个人主义”, 强调“物我分离”和个人意见的表达 , 倾向于直截了当的态度对待别人 , 英语段落往往在语篇的开始就直接点题 , 态度明确。所以 , 当你在答复别人来信来函的时候 , 最好在开始提及对方来信来函日期和核心内容 , 甚至是对方的信函编号 , 再回答对方的问题和提及自己的愿望要求 , 其目的是使对方读到你的复函时明白其意 , 从而断定该信的重要性或将其转交给相关的部门处理。这样 , 既可以达到交流的目的 , 又能节约大量的商务时间 , 提高工作效率。撰写重要信函时 , 更要注意完整性和严谨性。例如 ,接受对方的报盘时 , 最好把交易条件全部阐明 , 或具体说明接受报盘的根据是什么 (如报价单等) ,因为这种应用文实际上已是成交合同 , 此类信函一旦发出 , 对方收到 , 即对双方都具有法律约束力 ,如果不完整 , 有漏洞 , 就有可能引起不必要的纠纷。
     (三) 准确无误
     商务英语应用文必须写得准确 , 因为它涉及到买卖双方的权利、义务和利害关系等 , 是各种商业单据 (如合同) 的依据。这里说的“准确”不仅指英语语法 , 标点符号和拼写准确。商业贸易离不开数字 , 对商务文件和单据的数字的准确性要特别加以注意 , 避免“差之毫厘 , 失之千里”, 比如: 5 %- 10 % (包括5 %和10 %) , 7月10 日或之后 , 从3月1日至9日 (包括 3 日和 9 日) 。商业信件和外贸函电中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁 , 意义明确 , 若使用得当 , 将有利于商务活动的展开; 使用不当 , 就会引起误解 , 造成混乱 , 甚至产生不必要的纠纷。因此 , 必须准确理解和运用商业术语 , 力争商业信函准确无误。
    (四) 清楚简洁
     英民族的思维是个体的 , 独特的 , 具有系统化、组织化、形式化的特点; 而汉民族的思维是整体综合的 , 概括的。表现在语言上 , 英汉语对事物的定义不同 , 从而用词出现的不同倾向。英语偏好用属概念的词即特指 , 用词具体细腻; 汉语偏好种概念的词即泛指 , 用词概括模糊。商务英语应用文的内容要写得清清楚楚 , 明明白白 , 避免有生涩难懂之处。撰写人应该尽量将自己的意思表达清楚 ,能使对方完全了解你的原意 , 不致产生误解。因此 , 撰写人应做到:
     (1) 避免使用含有不同词义或词义模糊的词语 , 如:As to the steamers sailing from Hong K ong to San