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摘要商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象,进而做成一笔笔好生意;反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，甚至会毁了公司苦心经营的形象。本文通过系统分析和大量实例的比较，论述外贸信函英语应坚持的礼貌原则，归纳出当代商务英语信函中的种种礼貌表现。
     一、前言
     随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易竞争的日益激烈，礼貌用语在国际商务活动中起着越来越重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，使对方乐意与我们合作，从而有助于在竞争中占据一席之地。一封彬彬有礼的书信，得体脱俗的谈吐，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限的商机。因此，在日常的商务活动中，我们应注意商务英语信函中礼貌用语的使用，商务英语信函才会起它应有的作用—— —通过英语的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。
   二、礼貌原则的由来
   美国语言哲学家格赖斯 (H.P.Grice)1967 年在哈佛大学提出了言语交际中的合作原则。这是语用学研究领域的一个重大突破。但是，有时人们在言语交际中故意违反合作原则，换句话说，人们在言语交际中常常不用直接的方式遣词达意，总是用间接的方式声东击西，只让对方拐弯抹角地意会，不愿向对方坦率地言传。为解释这些语言现象，后来的学者，英国语言学家 Geoffrey Leech 等人提出了与格赖斯的合作原则益补的礼貌原则，用以补充和完善合作原则，认为在所有的语言交际中，说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式，则对商务英语写作具有特别重要的意义。因为人都有“面子” ，若在信函中不给对方“面子” ，本来完全可以成交的买卖也会失去；礼貌的商务英语信函重视对方的观点，尊重对方的权利、愿望和需要，迎合对方的心理，能产生令人愉快的感觉，从而促成和扩大对外贸易。因此，我们要注意礼貌原则商务英语信函中的应用。
      三、礼貌原则在商务英语信函中的运用
    （一）商业信函中的积极礼貌表现      按照布朗和列文森的礼貌理论，积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人的面子得到尊重。为此，说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，让听话人感到自己的行为获得了说话人的承认和赞美。在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。
    1.赞美。赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂” 。它是利用夸奖、恭维话来满足对方的求荣心理，以引起对方的注意和兴趣的方式。在不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感，促使人际关系变得和谐融洽，起到润滑油的作用。在商务英语信函中，经常夸赞对方是很有必要的，但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透着虚伪，给人一种言不由衷的感觉,反而显得不礼貌。所以，在写作信函时，既要在遵循礼貌原则( Politeness Principle)中尽量多赞誉对方的赞誉准则(Approbation Maxim)，又要做到恰如其分地夸奖对方。下面就是一个在自然而不夸张的语气中透出赞美之情的好例子:We find both quality and prices are satisfactory and are pleased toplace an order with you for the following :…(经检查,贵方产品的质量和价格都使我方很满意。因此,决定向贵方定货,具体的款项如下:…)
    2.展示人情味。中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味” 策略。谚语说得好： “患难的朋友才是真正的朋友” 。此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例：We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month en-closing the reprography of the insurance policy， we are regret for your loss.(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。)这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。
    3.避免不和。避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。①We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocksare getting lower and lower day and day ,and we are afraid we shall beunable to meet your requirements if you fail to let us have your confirma-tion by return.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。)在此句中，如果把recommend该为advise的话，就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义，好像非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己做主，别人无权干涉。②According to our records , you have not yet settled your accountfor electronic equipment supplied to you on 10th December and 20thJanuary this year。（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年 12 月 10 日以及 1 月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）作者用 According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
    4.声称关系亲近。在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或者建议时，写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是“声称关系亲近” 策略。In view of our longstanding business relationship that we make yousuch an offer。（鉴于咱们之间长久的贸易伙伴关系，我们特向贵方报价如下。）上述例