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在全球经济一体化的今天，国际商务活动日益频繁。在国际商务交往中，商务英语信函是进行书面信息沟通的重要手段。对于某些从事进出口贸易的人士来说，如果不具备撰写实用的商务信件的能力，就注定无法再客户、竞争对手或者老板面前树立起自己良好的形象。近年来，商务英语教学在我国得到了蓬勃的发展，商务英语信函写作是商务英语专业和国际贸易专业的主干课程之一。商务信函有其特殊的写作原则与技巧，对职业学校商务英语专业的学生来说，如果在写作中能遵清晰（clarity）、简洁（concise-ness）、体谅（consideration）、完整（completeness）、具体（concrete-ness）、正确（correctness）和礼貌（courtesy）这七个原则，就基本上符合了商务英语信函的写作要求。

1、清晰原则（clarity）

从本质上说，商务信函写作的目的就在于清楚地表达写信人的意图，劝说读信人采取必要举措或接受某种思想。因此，从这个意义上说，如果一封商务英语信函违背了清晰地原则，势必会对写信人和阅信人之间的沟通带来某种障碍，难以达到双向交流和沟通的目的。为了清楚地表达写信人的意图，在进行商务信函的写作时就需要避免几种常见的错误。

1.1模糊。比如这样一个例子，The manager asked Jim if he hadmailed this letter.对于这个句子，我们就可以有多种理解方式。“经理问吉姆他是否已经将信寄出了。”这里的“他”到底指的是谁？是经理还是吉姆？这样的句子让阅信人感到迷茫，显然已经违背了清晰地原则。

1.2遗漏。如果写信人漏掉了某些阅信人在决定做某件事或者形成某种意见时应该知道的内容，那么，信件的清晰度将会受到影响。

1.3不相关。与上面的遗漏刚好相反。“不相关”指的是信件中包含了一些不必要的内容。这些内容与信件的主题毫不相关，对写信人表达写信的意图毫无帮助，只会让阅信人感到困惑和不解，影响了一封信函的清晰度。

1.4行话。或者叫做“术语”。如果在一封信件中使用了一些仅仅应用于某些特定群体的词语，而阅信人难以明白这些词语的特定含义，理解上就会出现问题，妨碍了写信人和阅信人之间的充分交流，沟通难免出现偏差。

2、简洁原则（conciseness）

简洁就是用最简练的语言来表达意思。在商务信函中，简洁意味着高效率和低消耗。要做到言简意赅，就应该避免啰嗦的表达和重复。

2.1避免使用啰嗦的表达。啰嗦的表达是句子中毫无作用的成分。比如下面的例子：at the present time我们完全可以“now”来表达相同的含义，显然后者更能体现简洁的原则。

2.2避免不必要的重复。除了表示强调的重复外，商务信件中应该避免重复。例如：Will you ship us any time during the month ofDecember，or even November if you are rushed，for November wouldsuit us just as well.在这个句子中，写信人想要表达的是希望阅信人能在十一月底前发货，所以我们把这个句子改写成“Please ship usby the end of November”，就能清晰地表达出写信人的意图，而不必去不断地重复。

3、体谅原则（consideration）

3.1为对方着想。作为写信人，我们常常自以为别人都会对我们的产品和问题感兴趣，而实际上，这种“为自己着想”的态度并不总对。体谅意味着“为对方着想”而不是“为自己着想”。当我们构思一封信时，要暂时忘记自己，而多想想收信人的要求和需要。如果我们没有向他们显示引起他们注意的事情，他们可能不会对我们的事情感兴趣。我们可以通过采取从对方角度着想的办法来达到这一目的。通过下面两个例子我们就可以看出“为对方着想”这种态度更有助于写信人实现自己的意图。……how much we should like to have your order.（we attitude）When you order our products，you will surely benefit by increas-ed profit.（you attitude）

3.2肯定的态度。成功的信件往往都是采用肯定的态度或肯定的思维。比如两个简单的例子：NO SMOKING、THANK YOUFOR NOT SMOKING。两个例子表达的意思是一样的，但阅读者对于它们的认同度显然是不同的。因此，在商务信件中，我们要尽量创造一种积极而肯定的氛围，新闻表达肯定意义的词语不否定的词语更有可能帮你达到目的。因此，我们应该多强调对方按照你的要求做会给对方带来什么样的好处，而不是违背你的意图会给对方带来什么样的坏处，这样更能引起对方的关注，说服对方的可能性更大。肯定的词语还有助于与收信人建立良好的关系。

4、完整原则（completeness）

一封商务信函应该完整地包含所有必要的信息。在信件被发出前仔细地审核所表达信息的完整性是最基本的要求。

5、具体原则（concreteness）

要做到具体，就要确保信函中的信息明确、清晰、不含糊其辞，而且要包含必要的细节和具体的信息。

6、正确原则（correctness）

正确不仅仅是指语法的正确、标点符号和拼写的正确，而且也包括标准的语言，合适的表述，准确的数字以及对于商业术语的正确理解。

7、礼貌原则（courtesy）

礼貌是书写商务信函的基本原则。但是，商务信函中的礼貌不仅仅是指对“谢谢”和“请您……”之类词语的适时运用。一封周到的信件应该客气、宽容而机敏。要达到这个目的，就要避免几种常见的弊病。

7.1避免不信任。比如“if what you say is true……”，“if……asyou allege……”之类的句子常常让人觉得你是在怀疑对方的可信度。这样不利于跟对方进行友好的沟通。

7.2避免指责。如你想激发对方做出对你有益的举动，切忌指责对方。像“you neglected”，“you forgot”，“you omitted”这样的指责性语句都可能会冒犯对方。

7.3避免居高临下。在商业信函中，买卖双方通常是在平等的基础上相互合作，居高临下的态度和口吻往往会破坏这样合作的基础，影响合作的氛围。总之，在我们撰写商务英语函电的过程中，应该时刻牢记这些原则和技巧，并将其融入到我们的信函中去。只有这样，才能确保我们所撰写的信函能够引起阅信人的关注，进而引起他们的共鸣，达到我们的目的。