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随着经济全球化的到来，我国进一步深化改革和对外开放力度，对外经济贸易出现了崭新的形势，外贸公司越来越多，尤其是在我国成为WTO成员国之后，我国与世界各国和地区之间的商务交往越来越频繁，国际商务沟通的作用越来越重要。这种沟通主要是通过商务信函来进行的。在贸易的过程中，英文信函的处理必不可少，而且一笔生意能否顺利成交，往往在于双方意见的沟通或交换，这取决于商务信函写作的技巧。精于此道者，三言两语便切中肯綮。不善此道者，有时不知如何落笔，有时着墨虽多，亦如隔靴搔痒，有时且以言辞不妥，导致误会，坐失一笔利润，或甚至招来事后缠讼不清的争议。因此，写好商务信函就显得至关重要。

商务英语写作是指用英文来书写相关的业务信函，而不是用中文来写，这就要求我们必须了解商务英语写作格式及其结构等相关知识。

二、商务信函写作格式和结构

首先，我们要了解商务信函的基本格式。商务信函有两种格式：一是混合式；二是平头式。

混合式是传统的缮打信函的方式。信内收信人姓名和地址用平头式，但构成信函的正文的各段的首行则均缩进6个字母。日期写在信内收信人姓名和地址的上面，但大多数这种格式的信函把日期写在右边，日期的最后一个数字落在右边框线上。表示敬意的结尾和写信人的签名应居中或偏右书写。

平头式在英国和美国正在日益被采用,这种书信格式是很新颖的。它的主要特点在于信函的各个部分均从左边框开始打起。这也是平头式和混合式的主要区别所在。但在实际商务英语写作中,我们可以选择我们所喜爱的格式。

其次，商务信函的结构：信头(Letterhead)，日期(Date)，信内行名和地址(Inside name and address)，称呼(Salutation)，正文(Body)，表敬意的结尾(Complimentary close)，签名(Signature)，但有时由于实际业务的需要,会出现其他的部分，如:

(h)注意行(Attentionline)

(i)主标题行(Subjectline)

(j)编号(Reference)

(k)附件(Enclosure)

(l)抄送(Carboncopy)

(m)附笔(Postscript)

三、商务信函的写作原则

写好商务信函除了应该了解其格式、结构外，我们还必须掌握和遵循其写作原则。在商务信函中共有七个原则，即：清楚（Clearness）；简要(Conciseness)；礼貌(Courtesy)；体谅(Consideration)；完整(Completeness)；具体(Concreteness)；准确(Correctness),我们通常称之为七个“C”。我们所写的商务信函首先要确保十分清楚，不能造成任何误解。换句话说，信函中不能出现任何摸棱两可或有歧义的词句。当我们确定要写些什么，应该用普通简单的语句来表示，商务信函需要的是直接、简明而正确的英语。我们所写的应做到言简意赅，点到为止，避免罗嗦的言语，但要确保清楚这一原则。所以清楚和简要是相辅相成的。一封简要的信并不一定很短。一般来说，短句要比长句更能获得清楚和简要的效果。商务信函中的礼貌非常重要。它体现在很多方面。例如：我们在写称呼和表敬意的结尾要注意正确的写法，这是礼貌的一种表现；除此之外，在信函中我们要使用礼貌的规范的英文表达方式及句型；当我们收到对方的来信后要及时回信；我们在写商务信函时还需要考虑对方的立场，要善于从对方的角度来思考问题。比如：在实际业务中，双方签订合同后，买方由于某种特殊原因没能按时通过银行开立相关信用证，这时卖方在信函中不宜一味责备，而应该查明原因，一方面表示对对方的处境的理解，另一方面，在要求对方尽快开立相关信用证等等，这些都是在写商务信函时礼貌的表现。商务信函应该做到完整，这是指信函应包括我们所要写的全部信息和内容。比如：卖方在通知买方装运期时，应告知具体的时间和日期。否则易造成误解，有时为了进行解释，难免要再次来往信函，从而浪费时间。我们所写的内容应该要具体，生动。其实这也是表达的意义所在。避免使用任何摸棱两可的词句。商务信函还要做到准确。准确不仅指英文表达要准确，信函中的数据和信息等都必须准确无误。否则将出现信函不清楚的情况，从而导致误会，给双方带来不便和麻烦。因此,我们也要了解相应的写作原则,正确处理好这些原则之间的关系,这样我们才能写出好的商务信函,从而培养相应的写作能力。

四、写作能力的培养和提高

要写好一封商务信函除了熟悉和掌握商务英语写作知识外，还应具备以下两个条件：一，良好的英语写作基础；二，相关的业务知识。

良好的英语写作基础是写好商务信函的前提条件，因为我们是用英文来撰写商务信函，而不是用中文。我们首先应具备较扎实的英语写作知识以及较强的英语运用能力。这也是大部分学生首先要解决的问题，因为通过笔者多年的教学经历以及相应的调查研究发现：目前大部分学生英语写作基础相对较差，这具体表现在以下几个方面：第一，词汇量少；第二，词法知识缺乏；第三，语法知识缺乏；第四，遣词造句能力较弱等等。要增强和提高相应的写作能力，我们应该在平时的英语学习中去扩大自身的词汇量，注意每个单词的用法，例如：掌握名词时要做到该名要致电词是可数的还是不可数的，可数的如何变为复数；动词要掌握其相应的时态和语态。除此之外，要加强语法的学习。语法是语言的规则，也可称之为遣词造句的规则，因此我们也必须掌握相关的语法知识。只有这样我们才能通过联系培养和提高自身英语写作能力。

其次，写好商务信函我们必须熟悉相关的业务知识，例如：建立业务关系，询价，报价，还盘，装运和保险等专业知识，要掌握相应的贸易术语和必备的商务专业词汇及表达方式。因为商务信函总是跟实际业务密切相关的，通过书信来解决业务就需要专业知识和一定的灵活性。具备这两个条件，通过我们的学习和不断实践，我们就可以培养撰写得体的商务信函的能力。我们还应该抓住一切机会进行书写练习，然后进行修改，直到满意为止。如果我们反复这样做，同时不断地提高英语运用能力，我们才能提高商务英语写作技能。

参考文献：

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