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lcheˊ) 和没什么实际意义的词语。简而短的词通常是最好的词, 赘言繁语打印阅读起来, 既费时又费力, 不符合商函明确直接的特点,也不受现代人欢迎。同时还要注意句子的长度 ( length of sentences) .据统计( Leech and Short, 1981) ,英语句子的平均长度为 17.8 个词, 也就是说每个句子平均由 17.8 个词构成。
在所有 13 个句子中, 有 7 个句子平均用词低于 16个。可以看出, 英语商函应行文流畅, 言简意赅, 避免冗长,用尽可能少的文字表达其必须传递的信息。正确的分段也是商函简洁的一种途径。一事一段这一规则能够使信函更清晰, 阅读更方便, 看起来也较简洁、整齐。
(三) 礼貌( corrtesy)
收信交往, 需以礼待人。虽然商函要求简洁明了, 开门见山, 但也要保持礼节。不论写何种信函都要写得客气而有分寸。复信要及时要体贴, 设身处地想到对方, 尊重对方的风俗习惯。当然, 这些并不意味着低三下四。要做到不卑不亢。例如: 1) Thank you for your letter of March 3, 2005. 2 )Please feel free to let us know if you need more information.
(四)准确( Accuracy)
一封信能反映出公司的面貌。所以在写商务信函时,除了内容要明白无误外, 还要注意准确性。
1. 注意正确书写收信人的职称、姓名和地址( title,name and address) 。地址写错, 信件不能及时到达收信人手里, 会给双方都带来很大不便, 而且还给对方造成你工作疏忽大意的印象。同样将收信人的职称或姓名写错也是很不礼貌的, 也会给对方留下不良印象, 所以要格外小心。你不知道对方的性别, 最好写: Dear Sir or Madam. 如果你知道对方的性别和姓名, 则最好写 Dear Mr. XX 或 Dear Mrs. XX. 如果是给对方回信, 最好写清楚你指的是哪一天的来信。例如: With reference to your letter of April 6,2000.
2. 注明随信附件( Enclosure) 。
如果你随信寄去附件的话, 一般宜在信中说明。例如: Enclosed please find 这时千万别忘了附寄你信中提及的附件, 而且注意不要搞错。
四、英语商务信函的语言特征
( 一) 词汇特点
1. 常用词语。英语商函可能因商品、标题而异, 但作为一种文体, 在用词方面逐渐形成了固定的格局和常用的词汇。一些普通的英语单词, 在外贸中可能被赋予了一些完全不同的意思。Confidence(信心),在状况咨询信函( status enquiries) 中就可能是“绝密”的意思, 相应的我们就有了 confidentially(绝密地)一词。Average(平均数; 普通的)在保险中则为“海损”的意思。其他的词, 比如表示度量衡的词metric ton (公吨) long ton (长吨); 表示包装容器的 carton (箱), wooden case(木箱)container(集装箱)等, 都是外贸业务中常见的词汇。它们的特殊意义会给初学者造成理解、记忆上的困难, 尤其是一些外贸术语, 像 accepting bank(承兑行), confirming band (保兑行), insurance policy(保险单), bill of lading(提单)等, 更需要学习者勤于思考, 不断积累。
2. 大词固定性及动词的简单化趋势。
英语词汇主要包括两类: 拉丁语系词( latinate words) 和安格鲁•萨克逊词( Anglo- Saxon words) 。拉丁词源词汇源于拉丁美洲, 希腊,法国, 包括拉丁语, 希腊语, 法语的一些词汇。它们经常应用于科教, 宗教, 官方语言, 也就是说它们频繁地出现在正式文体中。拉丁词源的词汇能达到一种冷静庄重的效果。相反, 安格鲁•萨克逊词是英语国家人们的基本词汇。由于他们从小就耳濡目染, 这些词经常出现在非正式文体中。
据统计, 大约是 70%- 90%的安格鲁•萨克逊词在正式