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商务英语函电的基础知识探究

摘　要:　随着我国经济建设的蓬勃发展,对外开放的进一步扩大,各地区各部门对外经济贸易业务往来日益频繁。商务英语函电作为国际商务往来经常使用的联系方式,是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具,掌握商务信函的基础知识也尤为重要。商务信函的基础知识包括商务书信的书写格式及构成。

关键词:　信函 收信人 贵方 我方 写信人

1.Form格式

1. 1 Fullblock form齐头式在齐头式中,信函的每部分都是从左边缘开始,此种格式虽然打字很方便,但布局不是很美,所以有些人用混合式。

1. 2Modified block form with indented style混合式在混合式中,寄信者的地址打印在中上部位,收信人地址从左部边线开始打印。结尾敬语和签署从中间稍偏右处开始打印一直到右边。由于商务书信要求简单明了,于是又出现了改良式和简化式两种格式。

1. 3Modified block form改良式在改良式中,除了日期、结尾敬语和签署的排列与混合式相同外,其余部分是从左边边线开始。

1. 4 Simplified form简化式简化式有点像齐头式,但又省略了称呼和结尾敬语等部分。以上是当今广泛使用的四种书信的书写格式。发信人用哪一种取决于个人的喜好。对书信格式进行布局的目的不但是为了是书信清晰悦目,而且也便于打印。

2. Structure构成

2. 1 letterhead信头

2. 2 Reference and date编号和日期

2. 3 inside name and address封内地址

2. 4 attention line注意事项

2. 5 salutation称呼

2. 6 subject line事由

2. 7 body正文

2. 8 complimentary close结尾敬语

2. 9 signature签署

2. 10 enclose附件

2. 11 carbon copy notation抄送

2. 12 postscript附言

3.Theways ofwriting parts各部分的写法

3. 1 Letterhead信头信头包括写信人的名字、邮编、电话号码、传真号码、电报编码和电子信箱等。通常信头打印在上面的中间部位或信纸的左边缘。在一些其他国家信头包括其他细节。比如,在英国公司董事长的名字也打出来。DirectorR. B. North, M. W. BeeversW.D. JArgentD.A.F SutherlandMACDONLD& EVANS LTDEstoverRoad Plymouth PL6 7PZTelephone: 01253-405624Cable address: MACEVANS PLYMOUTHTelex: 45635E-mai:l awror@ hewtuomor. Com

3. 2 Reference and Date编号和日期在商务联系中,当一个公司给另一个公司写信时,每个公司都会给出信函编号。编号包括文件号码、部门代号或信封签发人的首字母和信函打字人的首字母。并标上“我方编号”和“贵方编号”,以免混淆。如:Your re:f JBD/WM (贵方编号)Our re:f WDW /LP (我方编号)这些都打印在紧挨信头的下方。如果必要,代号首字母也可以打印在左边底部信封签发人的下两行。月份通常不缩写如:December而不写成Dec.表示日期的在数字后面的字母可以省略。如: 5May,不用写5thMay,年要写全。如:写1997,而不写97。避免用数字打印日期,因为很容易混淆。因为英国英语循序是日月年,而美国英语循序是月日年。那么10/2/1997就容易混淆,不知是1997年10月2日还是1997年2月10日。

3. 3封内名称和地址收信人名称和地址打印在左边缘日期下的二或四行。它和信封的写法一致。Mr, Mrs, Miss, Ms是外贸信函中对人的尊称。Messrs也是称呼。用在公司名字是人名的情况。如:Messrs. Macdonald& Evans.

3. 4注意事项当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时,便加注经办人行。一般打印在封内地址之下。

3. 5称呼称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语,某具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上,商务书信中的敬语有:对某个人称呼时使用的Dear Sir或DearMadam;对两个人称呼时使用的Dear sirs,DearMadams或gentlemen。如果两个人关系较好,便可以用更热情的称呼,如:DearMr...称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低3行。DearSir和DearSirs后面用逗号,Gentlemen后面用冒号。

3. 6事由行事由其实就是信的主题。它位于称呼和信文之间。齐头式信中打印从左边边线开始,其他格式的信中,打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的注意。

3. 7信文这是信的主要部分,表达着收信人的观点,意见,目的和期望等内容,所以应该认真对待,并且注意以下几点:a.简明扼要,合乎语法,合乎语法,重点突出;b.分段正确,每段都有一个主题;c.打印无误,布局艺术,力求让人对书信形式有耳目一新之感觉。由于空边起着对信定格的作用,所以空边也尤为重要。除收信人姓名和地址总是采用单行距以外,对于特别简短的信,其他各项可以采用双行距打印。若以前已有通信联系,应在回信的第一段中提及,而你的计划,希望及期望应在结尾段中表明。

3. 8结尾敬语结尾敬语应当与称呼配套使用。下面是几组最常见的配套使用时的称呼语和结尾敬语:正式: https://www.51lunwen.org/businessenglish/ DearSirsYour faithfullyGentlemen Truly yours非正式:DearMr. HenryYours sincerely或sincerelyYours由于称呼和结尾敬语的使用只是出于一种礼貌而对内容无甚影响,所以在今天的简化式中常常被省略。当使用结尾敬语时,绝不能将其单独另页打印。万一出现这种情况,则应重新打印,要么缩小信文行距,使其与信文打印在同一页上,要么重新排版,将信文的一部分内容移入下一页。在需要使用续页时,应该使用与信头页质量相同之纸张,并且打印时包括下列内容的信头:a.页码(左右居中)b.收信人姓名(位于左边)c.写信日期(位于右边)

3. 9签署通常情况下是先将写信人公司的名称紧接在结尾敬语下面打印,然后写信人应使用钢笔在公司名称下签署自己的姓名.由于手写体签名有时难以辨认,大多数商务书信里也将写信人姓名及职务头衔打印在签名的下方。决不能用图章签发信函。

3. 10附件若随信函附有附件,须在签署下注明。

3. 11抄送当信的副本要发送其他人或部门时,在签署底下的左边位置打印上“C.C.”符号。如:C.C.大阪商会C.C.G威尔先生

3. 12附言如果在信文的正文中遗漏了某事或者需要提醒对方谋事,常常补写在比抄送低两行的地方。因为附言有可能产生写信人在下笔前计划不周之嫌,所以应尽量避免使用。