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include in the program for the Pacific Rmi Conference. (3)DearMr. Voorman Seven defective castingswere found in shipmentNo. 308. 可以用“Iwant to tell you tha.t..”来检查我们的信函的开头是否合适。如果不使用这六个隐形词,我们可能不经意之间就离题千里。试比较以下两个信函开头句子: DearMr. Corvenne In answering to your inquiry ofDecember7 concern- ing erroneous readouts you are experiencing with your Mark 17Analyzer, and our subsequent telephone conver- sation ofDecember18, duringwhichwe tried to pinpoint the faul,t we have conducted an examination into your problem.[1](P38)(糟糕的开头) DearMr. Corvenne (Iwant to tell you tha.t.. ) The problem with your Mark 17Analyzer seems to be in the extrapolator circui.t Following your enquiry of December 7 and your subse- quentdescription oferroneous read-outs, we examined... (结论式开头) 我们不难看出,第一个句子开头冗长,句子结构松散,读者不能立刻抓住信函的主题。而第二个句子使用了六个隐形词,一下子就抓住了读者,开门见山,立意清楚。 2.如何设计信函内容明确了如何开头,下一步就是分拣、筛选、安排其他的要传达给读者的信息。这些信息应该是你所提出的空洞的结论的有效证据及说明。例如,当保罗写下这些结论时,他意识到他应该给他的读者提供珍贵的细节,来完善他的内容。例如: DearMr. Larsen Tests of the environmental monitoring station at WichensPeak show that60% of the instruments need to be repaired and recalibrated ata costof$7265. 保罗知道拉瑟先生希望在以下的信件内容中告知他为什么修理是必要的,确切地说就是:需要做什么。那么保罗将如何把事情一一说明呢?要有效提供这些信息,保罗首先要确认,在拉瑟先生读了信函的开头后,他最想知道的是什么。这就需要运用写信的另外一个技巧———问问题。这些问题是基于“谁”、“哪里”、“什么时候”、“为什么”、“什么”、“如何”而展开的。 Who谁(谁与此事有关)? Where哪里(事情发生在哪里)? When什么时候(事情发生在什么时候)? Why为什么(为什么说修理是必须的)? What什么(需要修理的是什么)? How如何(这些修理费用是如何计算的)? 把这些回答插入问题中,就构成了信函的中心部分。这也是金字塔写作模式的展开技巧。论证的细节由此展开。为了帮助保罗组织好信的内容,金字塔塔身纵向展开,并且分为三部分:背景信息、事实陈述和结论。背景信息包括: (What)先前发生了什么, (Who) 谁与此事有关, (Where andwhen)什么地点、什么时间发生了此事。需要论述的事实集中论述,有时谁需要做这项工作也要在此陈述。保罗这样写道: Our electronics technicians examined the Wickens PeakMonitoring station onMay16 and 17, in response to yourMay 10 request to Patrick Friesen. 事实陈述扩展了主要信息,而且,具体细节的陈述使读者进一步明白发生了什么事情,明白了要采取什么行动解决问题。www.freetem4tem8.cn保罗接着写道: Mostof the damage was caused by a tree northwest of the site that fell onto the station during a storm onA- pril23 and damaged parts of the roof and north andwest walls. Instruments along thesewallswere mi pact-damaged and then soaked by rain. Other instruments in the station were affected bymoisture. Major repairs and recalibration are required for the 16 instruments listed in attachment1, which describes the damage and estmi ated repair cost for each instrumen.t Thisworkwillbe done atourShepperton repairdepot for a total costof$4485. Minor repairs, which can be per- formed on site, are necessary for the 27 instruments listed in attachment2. These on-site repairswill cost $2780. [1](P41) 这两段清楚地回答了为什么(why)、发生了什么 (what)、如何(How)这些问题。请注意,为了避免段落冗长、读者理解困难,保罗把细节问题用附件(附件可以简化信函的正文。这里没有展示)悉数阐述,在信的中心部分只对主要内容进行了总结性陈述。如果读者认为有必要看附件,可详阅,否则,可略去。结论描述了造成的结果和将会产生的影响。如果写信者只想阐述事实,不期望读者采取行动,那么,结尾只需要简单地陈述结果。保罗是这样写的: Ihave obtainedMsKorton′s approval to perform the repairs and a crewwas sent inmay23. They should com- plete theirwork byMay 31. Sincerely　　　但是如果需要读者采取行动,或者批准别人去做出反应,那么,信的结尾就应该是: If these repair costs are acceptable, please tele- phone, fax, or email your approval so I can send in our repair crew. Sincerely　　　背景信息、事实陈述和结论这三部分可以帮助写信者合理安排信函内容,使之逻辑性强,内容连贯。 三、金字塔模式写作中应注意的问题无论用什么写作模式撰写商务信函,都要遵循3C 原则,即简明、清楚、礼貌。金字塔写作模式也是如此。[2] 1.简明(conciseness) 对于商务信函写作而言,简明就是用最少的词来表达完整的意思。要写短信、写短句子、写短词,因为短信能够迅速引入主题,用一定的深度来讨论问题,然后用有效的话语结束信文,其长度以能准确传递信息为度。 (1)短段落。每一段落的第一句话仅表达一个主题,应确保该段的其他句子能够合理阐述这一主题,不要再引入其他主题。商务信函每段的第一句话都应是一个主题句,这样,读者可以迅速捕捉到你的信息,特别是对于忙碌的商人来说,他仅仅通过读第一句话就能明白写信人的主要意图。 (2)短句子。简单的短句子可以帮助读信人迅速领会信函所表达的意思。 (3)短词语。短词语对于母语不是英语的人尤其重要,因为长词往往超出他们的正常词汇量,而造成不必要的误解。例如: ①Wewish to 本论文由英语论文网提供整理，提供论文代写，英语论文代写，代写论文，代写英语论文，代写留学生论文，代写英文论文，留学生论文代写相关核心关键词搜索。