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摘要:商务英语函电是国际贸易中用书面语言进行沟通以达到各种商务目标的重要交际手段。商务英语函电和普通英语不同,有其独特的文体特征。商务英语函电的教学要让学生了解其格式,并把握住写作目的性强,用词正式、准确、谨慎、得体,讲究使用礼貌语,意思清楚明了,行文简约的文体特征并在教学中给出具体指导。　随着全球经济一体化的发展,各国之间的贸易往来日趋频繁。社会上对既精通国际商务又熟练掌握英语写作技能的专门人才的需求量与日俱增。商务英语函电是国际贸易中用书面语言进行沟通以达到各种商务目标的重要交际手段,长期以来就是外贸专业高年级学生的必修课。商务英语函电和普通英语不同,它是具有很强实用性的专门用途英语,有其独特的文体特征。要写好商务英语函电,学生所需要注意的绝不仅仅只是词汇、语法的问题。因此教师绝不能把商务英语函电的教学简单地等同于一般英文写作课。在本文中,作者就自身在教学中积累的一些经验谈谈这方面的一些看法。一、函电的格式我们通常意义上所讲的商务英语函电就是指人们在商务交往期间为达到某一商务目标而写的信函、电传、传真以及近年来使用非常广泛的电子邮件。这其中商务信函所要求的格式最为复杂、严密。虽然近些年来,由于通讯技术、电子商务的迅猛发展,信函的使用日渐减少,但是作为基础知识,学生有必要牢牢掌握。因此,商务英语函电教学的第一课应该让学生了解这方面的知识。关于信函格式的学习,教师可以给出学生一封完整的例信,并把信分成几个部分,如:信头(Letterhead)、日期 (The date)、封内地址( Inside address)、注意事项(The atten- tion line)、称呼(The salutation)、事由(The subject line)、信体 (Letter body)、结尾敬语(The complimentary close)、签名(The signature)、经办人代号(The reference notation)、附件(The en- closure)、抄送(The carbon copy notation)、附言(The post- script)等几个部分,并针对每一部分详细地给学生讲解它的书写方法、习惯和在信中的作用。然后再给学生讲解商务英语信函格式的种类,以及每种格式中上述各部分的书写位置。这样的讲解顺序可以让学生对商务信函的各种格式一目了然,并牢牢掌握。最后可以附带讲一下信封的书写方法。关于电传,主要应该让学生了解的是它使用大写字母和缩略语的情况。至于传真,可以运用和信函同样的教学方法,给学生一个实例。最后,电子邮件。实际上电子邮件是没有格式可言的,因为它的格式是自动生成的。那么关于这一点,就可以通过指导学生上网亲自书写并发送电子邮件来让学生掌握。二、分析商务英语函电的文体特征掌握了书写格式并不意味着就能写出好的商务函电。商务英语函电最关键的是它的信体部分。信体就是写信者讲述写信意图、向收信方提出要求的正文部分。一封商务函电写的好与坏关键就是这一部分。那么怎么样才能写好这一部分呢?我们知道写任何一篇文章之前,首要的就是抓住它的文体风格。说明文有说明文的风格,散文有散文的风格,诗歌自然又另具特色。因此,商务英语函电和日常英语、文学英语、新闻英语、医学英语等相比较自然有其独特的格调。那么教师在教学时就应该先为学生分析一下商务英语函电在文体风格上的独特之处,让学生在动笔之前就能准确地为自己的文章定出合适的基调。 1.了解文体学文体学是研究语言表达方法和效果的一门学科。我们运用语言交流思想,传递信息,建立和维持社会关系,影响他人的言语和行为,实现语言的最终目的———社会交际(Social Communication)。但是这种交际是在特定的语言环境(Con text)下,以特定的方式(Mode),特定的场合(Situation),特定的目的(Aim ),和特定的对象(Object)来进行的。不同的场合、环境、对象、目的等因素影响着语言的表达方式,要求使用不同的语言表达方式来完成社会交际目的。由于社会交际的需要,使得“语言产生不同的功能变体———文体。”文体学(Stylistics)就是研究文体(Style)的科学。 2.分析商务英语函电的文体特征从上面的论述我们可以了解到文体学就是研究语言使用的不同环境、方式、目的、对象等对语言使用的影响。那么我们研究商务英语函电的文体特征也应该从这些方面入手。 (1)商务英语函电的使用环境商务英语函电的使用环境,不言而喻就是一个国际商务背景,即:跨国的商品、技术等的买卖、租赁,投资,招、投标等等。商务活动牵扯面广,信息量大而且瞬息万变,参与者之间的关系错综复杂。 (2)商务英语函电的使用方式商务英语函电的使用方式就是两种———“函”和“电”。具体说就是信件、电传、传真、电子邮件等简短的书面方式。 (3)商务英语函电使用的目的商务英语函电使用的目的具体到每一封函电自然各不相同。例如有的是为了和对方建立业务关系,联络感情;有的是在贸易进行过程中就价格、交易条件等跟对方讨价还价;还有的是为了催促交货、索赔等等。无论双方怎样做,其最终目的只有一个,就是使交易顺利进行并获利。 (4)商务英语函电的使用对象商务英语函电的使用对象就是不同国家的各个商务团体中各层次的专业人士,其中有位于领导阶层的董事、CEO 等,也有具体的办事人员。从上面的分析我们可以看出商务英语函电的使用往往目的明确、语境复杂,而且承载信息量大,又具有很强的时效性。作为国际商务的专业人士又都深谙“时间就是金钱”、 “商场如战场”的道理,同时还懂得“需要有国际上接受的行事方式以使来自不同文化、说不同母语的人们能很快地、更自如地相处”(Ellis& Johnson 1995: 8)。在这样的情况下,商务英语函电就形成了写作目的强,用词正式、准确、谨慎、得体,讲究使用礼貌语,意思清楚明了,行文简约的文体特征。三、具体指导学生写好商务英语函电只跟学生简单地讲明商务英语函电的格式和文体特征是不够的,只有通过具体的训练、分析、讲解才能使他们真正掌握书写漂亮的商务英语函电的方法。下面就根据作者在教学中取得的一些经验谈谈这方面的一些看法。 1.提醒学生熟练掌握尽可能多的短语、套语和习惯用法商务英语函电长期以来在使用的过程中形成了许多约定俗成、言简意赅又很实用的固定句式和短语。教师可以协助学生在这方面多留意、积累,必然会取得事半功倍的效果。例如单是“关于”这一短语就有如下说法:About; Regarding; Concerning; As to; As regards; W ith regard to; In regard to (of); Respecting; Relative to; Anent; In connection with; Re- ferring to; W ith reference to; In reference to等等。 2.教学时注意语篇布局的分析和总结大部分的商务英语函电教材都是根据一笔交易达成所要经历的各个环节安排一整套信函。这些信函在内容上各不相干,逐篇学去好像漫无目的、毫无头绪。这种情况下就需要老师进行指导,每学一篇例信,都要给学生分析一下它的语篇结构。然后逐篇进行对比,总结出每一类书信的书写方法。比如催促装船的信函、要求修改或延展信用证的信函、抱怨信和索赔信都可以被归为“报忧信”。而报忧信的写作一般都有两个目标--传递坏消息同时又和收信方保持良好的关系。那么怎样才能同时做到这两点呢?通过对课文例信的分析我们发现,他们大都采用如下的语篇布局,即: 缓冲的开头(先讲双方观点一致的方面或对对方感谢的话), 解释理由(解释为什么不能满足对方的要求),讲明坏消息, 礼貌积极的结尾(表明歉意或提出解决问题的方案)。这样的语篇布局缓释了坏消息带来的影响,表达了合作的态度, 对双方的继续交往造成的是积极的影响,我们在写这类信时就可以采用这样的形式。 3.训练学生使用简短的表达方式行文简洁明了是商务英语函电写作的一个基本要求。具体的说就是应该遵守下列的原则:能使用单个句子,就不用多个句子;能使用短语就不使用从句;能用单词就不用短语。例如学生使用这样的表达方式:Aswhat you have reques- ted, we are sending you ournewest catalog. (按照您的要求,我们给