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论文作者:英语论文论文属性:留学文书登出时间:2010-01-31编辑:steelbeezxp点击率:15741
论文字数:600论文编号:org201001312259079882语种:英语 English地区:中国价格:免费论文
关键词:Business Letter
译文:
发信人地址
收信人地址
注意:
在写咨询信函时,“保密”字样须写在信封上,可放在信封左下端,但通常放在发信人地址下端。
IV.Principles of Business Writing商务信函的写作原则
商务英语信函(Business or Commercial English Correspondence)有时只称为Correspondence,是指交易时所使用的通信。在美国,常用Business Writing,它包括书信,电报,电话、电传、报告书、契约书、明信片、回、忆录等,只要以商业英语表达的,均包含在内。在撰写商务信函时,要注意遵循以下几条原则:
1.完整(Completeness) 信的内容力求“完整”,即包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况及问题,或是回答来信所提出的全部问题或要求。重要的信更须注意“完整’,例如:接受对方的报盘时,最好把条件全部述明或具体说明所接受的报盘的根据是什么(如报价单,信件等等),因为这种信实际上已是成交合同。此信发出后,对方一收到,即对双方都具有约束力,如果不“完整”,有可能引起不必要的纠纷。
2.具体(Concreteness) 信要写得生动、具体和明确。特别是要求对方作出明确反应的信,或是答复对方提出的要求或问题的信,或是报盘、承诺等等,该具体的就要具体,避免模糊、笼统和抽象。
不过,并不是所有的商业书信都要“具体”,在某些特定的情况下,不但允许一般化,而且笼统一些反而更好。有时,由于没有确实的事实或数字,就不可能做到具体。有时,虽然有确实的事实或数字,但是为了“外交”和“策略”的需要,也可以避免太具体。有时为了有意识地让对方发表或形成他的意见,或者这些具体事实或数字说不说都无关紧要,也可以不必具体。总之,该具体的就要具体,不该具体的就笼统一些,视需要而定。
3.清楚(Clarity) 信要写得清清楚楚、明明白白,毫无晦涩难懂之处,使收信人看了信后,不会误解写信人所要表达的意思。
4.简洁(Conciseness) 信要写得简洁,要长话短说,避免罗嗦,避免不必要的重复,用尽可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“礼貌”地表达需要表达的意思。
5.礼貌(Courtesy) 写信即要有礼有节注意礼貌,又做到不卑不亢、得体脱俗,既尊重国际贸易习惯,又维护本公司的利益,发展与客户的良好业务关系。需要回复的信件都应迅速处理、答复,让你的客户苦等回音是很不礼貌的。
6.体谅(Consideration) 所谓“体谅”,就是要顾及对方的要求、愿望、感情等等,着重“正面地”、“肯定地”谈问题,尽量避免“否定地”谈问题。
7.正确(Correctness) 正确不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写,而且书信的内容要叙述得正确,既不要说得不够,更不要说得过头。 数字引用正确,商业术语理解和运用正确。
信写好后,应该将信从头审阅一遍。