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摘要: 电子邮件在国际商务沟通中起着重要作用。该文就电子邮件的写作方法进行了论述,英语论文范文给出了一些实际经验。
关键词: 国际商务沟通; 电子邮件; 商务信函; 标题
引言
面对经济全球化的大潮,国外企业纷纷在中国设立分公司和工厂,中国企业也以走向国际市场作为扩大生产的重要途径。电子邮件正在以它快捷、方便、廉价的优势担任起国际商务沟通平台的角色,许多商务信函如通知、便函都是通过电子邮件在公司内部或总公司内流通。与客户的联系、合同的磋商和订立主要也是通过电子邮件完成,只是到磋商完毕相互发份传真,保存一份纸制协议。
商务往来中的电子邮件直接影响到客户对公司的评估。给客户的每一份信函、邮件,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。所以,商务往来中电子邮件的写作决定了公司是否以专业的方式跟客户进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。
如何在商务往来中写好电子邮件呢?结合实践经验,给出下列建议:
1．在电子邮件中使用标题
在电子邮件中正确地使用标题比其他商务信函重要。标题要明确、准确、一目了然。邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容,看起来像群发的垃圾邮件的话,很多客户就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”,“Can we work together?”,建议改成“Proposal： Bright Ideas Imports--Jiangsu Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样邮件会显得更加专业。
邮件主题应尽量简短(因为有些信箱会自动切断长邮件主题),不一定是一个完整的句子,应当给读者一个暗示或线索点明内容。像以下几个标题在商务信函中就比较容易令人接受,也很好地总结了邮件的内容:Travel Plans for Sales Meeting(销售部的出差计划), Your Proposal Accepted(接受建议), Reduced Prices During February(二月价格降低),Your Funding Request Approved(批准请款要求)。
如果电子邮件是给别人的回信,那么,所用的软件将会适当地在邮件主题栏的最前方加上一个Re: (回复)或RE: (关于)。如果回复标题的内容可以概括你回信的内容可以使用。如果不能概括,需要重新创建一个标题。假设就一个方面来来回回邮件很多,像“Re: Re: Re: Re: Re:”这样的标题就不是很有效,应当再创建新标题。
2.　写电子邮件要遵循商务写作的四个C原则
2. 1 Correctness(准确)———内容及语法、标点和拼写要准确
对商务管理与沟通而言,准确性最为重要。一个很小的失误就可能导致一次合作的失败或是一笔巨大的损失。当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间、地点、价格、货号等等,尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
由于电子邮件像在网上聊天,许多作者不注意单词拼写、语法、标点的使用。即使在邮件中有一个极小的失误,也可能会破坏公司在沟通方面的可信度,并使客户对你表达的其他信息投下怀疑的阴影。可以使用许多软件都有的拼写检查系统来避免这些错误。
2. 2 Conciseness(简洁)———语言要简明扼要
要用简洁朴实的语言来写邮件,让邮件读起来简单,清楚,容易理解。多余的无用的单词只会增加打字的时间,同时也使对方费更多的时间来阅读邮件。
1)用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。这样可以更好地理解和记住内容。
例如:正式和生僻的词简单短小的词
ameliorate improve(提高)
commence begin(开始)
enumerate list(列明)
finalize finish, complete (完成)
prioritize rank(排列)
viable option choice(选择)
2)一个单词可以表达,就不要用词组,少用累赘的短语。如“in the case of, for the purpose of, with regards to, a majority of,用简单的单词“if, for, concerning, most”来代替这些短语。
3)多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
4)删除没有意义的单词。把句子里多余的细节省掉,避免累赘的文字。
例如:
原稿: Keep this information on file for future reference. (将信息存档供今后参考)
改进稿: Keep this information for reference.
(保存信息供参考)
原稿:With reference to your request for an extension on your note under date ofApril5, we have considered the matter carefully and we pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional sixty-five days to make payment on your note. (根据你方要求延长付款期限至4月15日,我们经慎重考虑后很高兴地通知你方,我们将愿意再宽限你方的付款期65天。)
改进稿:We are pleased to allow you an additional sixty-five days to pay your note dated April
5. (我们允许宽限你方付款期限65天,即至4月15日。)
5)多使用动名词和不定式,可以使句子变得简短流畅。动名词就是在动词后加ing,此动词就变成了名词。不定式就是在动词前加to。比方说“Running is my favorite activity”, running就是动名词,做句子主语; to run是不定式。使用动名词和不定式可以缩短句子长度,使表达更加流畅。
原稿:A plant suggestion has been made where they would purchase a QWIP machine for the purpose of transmitting test reports between plants. (为了在工厂之间传输测试报告,工厂做出购买一台仪器的建议。)
改进稿:The plant suggests purchasing aQWIP machine to transmit test reports between plants. (工厂建议购买一台仪器以便在工厂之间传输测试报告。)
2. 3 Clarity(清晰)———邮件内容条理要清楚
如果文章没有分段,密密麻麻地写了一个版面,即使做到了简洁、准确,也会让读者从心理上就不愿读下去。在计算机上看东西和从纸上读东西大不一样。而且人们常常发现前者更难,有些人甚至把电子邮件打印出来再读。这些都说明邮件一定要条理清晰,使人一目了然。
电子邮件的写作要做到有逻辑性,条理清晰。段落要短。多分段使文章条理清晰,不论内容如何,只要是分段的格式就会使人有看似容易的感觉。化整为零。把内容切割成不同的小点来说,使人容易理解,接受。
每一个段落表达一个完整的意思。每段开始时最好用能够概括整段意思的主题句(Topic Sentence),主题句之前要用如First of all， Secondly, Thirdly, Finally,或Last but not the least之类的联接词来连结语义。这样就使得文章层次清楚,条理清晰。
2. 4 Co本论文由英语论文网提供整理，提供论文代写，英语论文代写，代写论文，代写英语论文，代写留学生论文，代写英文论文，留学生论文代写相关核心关键词搜索。