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nsurance policy，we are regret for your loss. (本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。) 这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。 3、避免不和避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。 ①We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day ,and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return. (我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。) 在此句中，如果把recommend 该为advise 的话，就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。 ②According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year. （根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）作者用According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 4、声称关系亲近在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或者建议时，写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是“声称关系亲近”策略。[3](P24) In view of our longstanding business relationship that we make you such an offer。（鉴于咱们之间长久的贸易伙伴关系，我们特向贵方报价如下。）上述例句中通过“咱们”的运用，表达了写信人视收信人为伙伴之意，这种亲善的言语在极大程度上就可以维护收信人的面子，又可以帮助交际的双方实现互利的目的。（二）、商业信函中的消极礼貌表现在布朗和列文森的理论体系中，消极面子指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。消极礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。比如当一方提出请求、命令或建议时，对方的私人空间就受到了侵犯，这时，说话人就应该采取一定的措施去维护听话人的消极面子。消极的礼貌表现在商务信函中主要体现在以下三个方面：减缓语气、表示敬意、道歉。 1、减缓语气减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减轻或缓和语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的威胁的方法。[4]（P1） Excuse me, I was wondering if you could possibly send us your latest sample machine? （贵方可否将贵公司的最新的机器样品邮寄一份给我们公司？）在间接式请求中,不同的文化中首先遵循的语用准则有所差异，英美人个人取向使得他们首先考虑彼此之间的消极面子不受影响；汉语言文化中理解的“脸”和“面子”，要求在言语交际中讲究“赏脸”，避免“丢脸”。中国人的他人取向使得他们考虑顾及双方的“脸”和“面子”。既考虑不损害自己也不损害对方的积极面子。[5]（P2） 2、表示敬意表示敬意策略指写信人运用谦卑的语言来降低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。 “You-attitude”的表达方式： “You-attitude” (‘您为重’) 准确地说,是体现在态度上的。写信人应时时从对方立场出发，处处持为对方着想的态度，尊重、体谅、赞誉对方,尽量使对方受益。在此基础上，尽可能以自然为前提,恰当地使用“你”、“我”。试比较下列句子： You can have your goods delivered on any weekday. (您要求在任何工作日装运货物均可。) We cannot deliver at the weekend. (我们不能在周末装运。) You will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week. (您如果能在一星期内退货,就能得到定金退款。) We cannot refund your deposit unless you return the goods within a week. (除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金。) 3、道歉道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。 3.1 直接道歉为了维护对方的面子，并且弥补对对方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉（说“抱歉”“对不起”深表歉意或“请原谅”之类的话）承认自己的过失，请求对方谅解，并表示愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。一般地，使用这种方法的信函都是投诉处理函（表接受）。如： We are sorry for the trouble caused you by the error and wish to assure you that care will be taken in the execution of your further orders. (对由此错误带给贵方带来的麻烦,我们非常抱歉,并保证:在履行贵方今后的定单时,一定谨慎小心。) 3.2 间接道歉间接道歉指的是道歉者向对方道歉，承认自己的过失，但倾向于降低己方的过失程度或提供理由说明过失并非是故意的，以减轻责任。与第一种方式不同的是写信人在维护收信人的消极面子的同时，也对自己的积极面子有所照顾。如： We regret to advise that we are unable to make an offer for the time being owing to heavy demands. A cable to this effect has been sent today to you. However, we shall not fail to inform you whenever a fresh supply becomes available. (由于当前对该商品的需求量较大，暂时谦难发盘；因此，已于今日致电贵方，告知此意，一俟有新货可供，当即奉告，此复)。[6]（P3）不管是哪一种道歉的方式，都是因为某种言语行为违反了商业常规（不管这种违反是真实的还是潜在的），收信人的个人权利受到了威胁而采取的措施。因此，写信人通过言语或行为向收信人道歉以维护收信人的面子，从而有助于改善买卖双方的贸易关系，把双方的损失减到最小。三、外贸函电中合理表达礼貌应注意的几个方面 1、注意保持交际双方地位